Tái sử dụng dữ liệu - Lợi ích “kép” trong cải cách hành chính

Một lần khai báo, nhiều lần sử dụng - nguyên tắc tưởng chừng đơn giản nhưng đang tạo ra bước chuyển rõ nét trong cải cách hành chính tại Thanh Hóa. Khi dữ liệu được tái sử dụng hiệu quả, thủ tục được rút gọn, thời gian xử lý được rút ngắn thì trải nghiệm của người dân, doanh nghiệp cũng thay đổi theo hướng thực chất, thuận tiện hơn.

Tái sử dụng dữ liệu số giúp việc tiếp nhận, giải quyết TTHC tại Trung tâm PVHCC xã Thiệu Toán nhanh gọn, thuận tiện hơn. Ảnh: Hồng Tư

Từ hồ sơ giấy sang dữ liệu số

Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công (PVHCC) xã Thiệu Toán, chúng tôi ghi nhận không khí làm việc nhanh gọn, trật tự. Người dân đến làm thủ tục không còn mang theo nhiều giấy tờ như trước, thay vào đó chỉ cần căn cước công dân để cán bộ tra cứu thông tin trên hệ thống.

Anh Nguyễn Duy Tú, xã Thiệu Trung cùng chị Lê Thị Linh, xã Thiệu Toán đến đăng ký kết hôn. Nếu như trước đây, để hoàn tất thủ tục, người dân phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ, đi lại bổ sung trong vài ngày, thì nay toàn bộ quy trình được rút ngắn chỉ còn vài giờ. Anh Tú chia sẻ: “Tôi thấy thủ tục bây giờ thuận tiện hơn nhiều. Chỉ cần mang theo căn cước công dân, thông tin đã có sẵn trên hệ thống nên cán bộ xử lý rất nhanh. Người dân cũng đỡ phải chuẩn bị nhiều giấy tờ như trước".

Sự thay đổi này đến từ việc dữ liệu dân cư, hộ tịch được số hóa, kết nối và đặc biệt là được tái sử dụng trong các lần giải quyết thủ tục tiếp theo. Cán bộ không còn phải yêu cầu người dân kê khai lại những thông tin đã có, mà chủ động tra cứu, đối chiếu và xử lý hồ sơ trên môi trường điện tử.

Anh Lê Văn Hùng, cán bộ Trung tâm PVHCC xã Thiệu Toán cho biết: “Trước đây, nhiều thông tin người dân phải kê khai lại, dễ sai sót. Bây giờ có dữ liệu điện tử rồi, cán bộ chỉ cần tra cứu trên hệ thống để đối chiếu và xử lý. Làm nhanh hơn mà cũng đỡ áp lực cho cả hai bên".

Thực tế tại cơ sở cho thấy, khi dữ liệu được “làm sạch” và sử dụng lại hiệu quả, quy trình xử lý thủ tục hành chính (TTHC) không chỉ nhanh hơn mà còn hạn chế sai sót, giảm áp lực cho cả người dân và cán bộ.

Khai thác dữ liệu hiệu quả, nâng chất lượng phục vụ

Không chỉ riêng Thiệu Toán, việc tái sử dụng dữ liệu đang được triển khai đồng bộ trên toàn tỉnh. Dữ liệu sau khi số hóa không còn dừng lại ở lưu trữ, mà được kết nối, chia sẻ và khai thác trong nhiều lĩnh vực.

Đến nay, Thanh Hóa đã cung cấp 2.237 TTHC, trong đó 890 dịch vụ công trực tuyến toàn trình, 1.232 dịch vụ công trực tuyến một phần, 115 dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến; 100% dịch vụ đủ điều kiện đã được tích hợp lên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Hiệu quả không chỉ thể hiện ở số lượng, mà còn ở chất lượng xử lý. Từ ngày 15/12/2025 đến 14/3/2026, toàn tỉnh đã tiếp nhận hơn 265.000 hồ sơ, giải quyết đạt trên 96%, trong đó phần lớn hồ sơ được xử lý trước và đúng hạn. Đáng chú ý, tỷ lệ cấp kết quả điện tử đạt 98,42%, tỷ lệ số hóa hồ sơ đạt 98,41%.

Đặc biệt, tỷ lệ khai thác, sử dụng lại dữ liệu số hóa đạt 93,87% - mức cao nhất cả nước, cho thấy dữ liệu không còn “nằm yên” trong hệ thống mà đã trở thành công cụ trực tiếp phục vụ giải quyết TTHC, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp.

Ở cấp cơ sở, hiệu quả này được cảm nhận rõ qua từng giao dịch hằng ngày. Bà Lê Thị Chinh, Phó Giám đốc Trung tâm PVHCC xã Định Tân cho biết: “Những trường hợp đã làm thủ tục rồi, lần sau quay lại thì gần như không phải khai lại từ đầu. Dữ liệu đã có sẵn trên hệ thống, cán bộ chỉ cần kiểm tra lại là xử lý được luôn, rất thuận tiện cho người dân".

Song song với dữ liệu dân cư, tỉnh cũng đang đẩy mạnh xây dựng và kết nối các cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Trong đó, lĩnh vực đất đai đã đồng bộ hơn 1,1 triệu thửa, đạt gần 76%; dữ liệu bảo hiểm xã hội được xác thực với cơ sở dữ liệu dân cư đạt gần 100%. Việc làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu ở các lĩnh vực hộ tịch, lý lịch tư pháp, an sinh xã hội... tiếp tục được triển khai, tạo nền tảng cho việc tái sử dụng dữ liệu hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc khai thác dữ liệu giữa các hệ thống chưa thực sự đồng đều. Ở một số địa phương, tiến độ số hóa còn chậm, dữ liệu chưa được chuẩn hóa đầy đủ, ảnh hưởng đến khả năng kết nối và sử dụng. Ông Nguyễn Văn Hạnh, Phó Giám đốc Trung tâm PVHCC xã Lưu Vệ cho biết: “Muốn khai thác dữ liệu ổn định thì hạ tầng phải đảm bảo. Địa phương đang phối hợp với đơn vị viễn thông để giữ đường truyền thông suốt, có sự cố thì xử lý ngay, tránh ảnh hưởng đến việc giải quyết thủ tục cho người dân".

Trước yêu cầu thực tiễn, UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành Công văn số 4504 ngày 16/3/2026, yêu cầu các sở, ngành, địa phương đẩy mạnh kết nối, chia sẻ và đặc biệt là tái sử dụng dữ liệu trong giải quyết TTHC. Trong đó, UBND tỉnh Thanh Hóa đặt mục tiêu trong năm 2026: 100% TTHC nội bộ được xử lý trên môi trường điện tử; 100% thông tin của doanh nghiệp chỉ cung cấp một lần; 100% dịch vụ công đủ điều kiện được cung cấp trực tuyến toàn trình. Đây không chỉ là đích đến về kỹ thuật, mà là yêu cầu để dữ liệu được khai thác và tái sử dụng hiệu quả trong toàn bộ quy trình giải quyết TTHC.

Khi mỗi thông tin chỉ khai một lần nhưng được sử dụng nhiều lần, dữ liệu sẽ không còn “nằm yên” trong hệ thống, mà thực sự trở thành động lực thúc đẩy cải cách hành chính. Và khi đó, hiệu quả cải cách không chỉ được đo bằng tỷ lệ hồ sơ trực tuyến, mà bằng sự thuận tiện, hài lòng của người dân - nhanh hơn, gọn hơn và thực chất hơn.

Hồng Tư