Số hóa quản lý dịch vụ lưu trú

Trong bối cảnh ngành du lịch phục hồi và tăng tốc, chuyển đổi số đang trở thành xu thế tất yếu đối với các cơ sở lưu trú. Tại Thanh Hóa - địa phương hiện có khoảng 1.300 cơ sở lưu trú - việc ứng dụng công nghệ số không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của du khách.

Lễ tân Khách sạn Mường Thanh Thanh Hóa làm thủ tục check-in bằng phần mềm quản lý lưu trú.

Tối ưu vận hành, chuẩn hóa quản lý

Trước đây, hoạt động tiếp nhận và quản lý khách lưu trú tại nhiều khách sạn chủ yếu được thực hiện thủ công, từ kiểm tra giấy tờ tùy thân, photocopy, kê khai thông tin đến báo cáo cơ quan chức năng. Quy trình này không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót, gây bất tiện cho cả khách hàng và đơn vị vận hành, nhất là trong những thời điểm cao điểm du lịch.

Chính từ thực tiễn đó, việc ứng dụng các phần mềm quản lý lưu trú đã trở thành giải pháp cấp thiết. Tại nhiều khách sạn trên địa bàn tỉnh, quy trình check-in đã được rút gọn đáng kể khi nhân viên lễ tân chỉ cần quét mã QR trên căn cước công dân gắn chip, toàn bộ thông tin khách hàng được tự động cập nhật vào hệ thống. Dữ liệu sau đó được đồng bộ với cơ quan chức năng, vừa bảo đảm tuân thủ quy định, vừa hạn chế tối đa sai sót.

Đối với những cơ sở có lượng khách lớn, việc số hóa quy trình không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm đáng kể áp lực cho nhân sự. Thay vì xử lý thủ công từng hồ sơ, bộ phận lễ tân có thể tập trung nhiều hơn vào việc chăm sóc, hỗ trợ khách hàng - yếu tố ngày càng được coi trọng trong cạnh tranh dịch vụ. Bà Bùi Thị Hoài Thương, Phó Giám đốc lưu trú Khách sạn Mường Thanh Thanh Hóa, cho biết: “Trước đây, việc làm thủ tục cho khách khá phức tạp, nhân viên phải xử lý nhiều khâu thủ công nên dễ xảy ra sai sót. Từ khi áp dụng phần mềm quản lý lưu trú, quy trình check-in được rút ngắn, dữ liệu chính xác hơn và đảm bảo tính bảo mật. Khách hàng cũng cảm thấy thuận tiện, thoải mái hơn khi không phải cung cấp nhiều giấy tờ như trước”.

Không dừng lại ở khâu tiếp nhận, các phần mềm quản lý còn giúp kết nối và kiểm soát đồng bộ toàn bộ hoạt động vận hành, từ quản lý phòng, theo dõi công suất sử dụng đến thống kê doanh thu, báo cáo theo thời gian thực. Việc dữ liệu được số hóa và tập trung cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích, dự báo nhu cầu thị trường, qua đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Từ chỗ chỉ có các khách sạn lớn triển khai, đến nay chuyển đổi số đã lan tỏa đến nhiều cơ sở lưu trú ở các phân khúc khác nhau. Điều này cho thấy nhận thức của doanh nghiệp về vai trò của công nghệ đã có sự thay đổi rõ rệt - từ công cụ hỗ trợ sang nền tảng cốt lõi trong quản trị. Không chỉ dừng lại ở việc nâng cao hiệu quả quản lý nội bộ, chuyển đổi số còn đang mở ra những thay đổi căn bản trong cách các cơ sở lưu trú tiếp cận và phục vụ khách hàng.

Nâng tầm trải nghiệm, hướng tới du lịch thông minh

Nếu như số hóa giúp các cơ sở lưu trú vận hành hiệu quả hơn, thì ở chiều ngược lại, công nghệ cũng đang làm thay đổi cách du khách tiếp cận và sử dụng dịch vụ. Thay vì phụ thuộc vào hình thức đặt phòng trực tiếp như trước đây, ngày càng nhiều du khách lựa chọn tìm kiếm, đặt phòng và thanh toán qua các nền tảng số. Xu hướng này buộc các cơ sở lưu trú phải chủ động chuyển mình, mở rộng hiện diện trên môi trường trực tuyến, từ mạng xã hội đến các ứng dụng đặt phòng.

Tại Sầm Sơn - trung tâm du lịch biển của Thanh Hóa, quá trình này diễn ra khá rõ nét. Với số lượng lớn cơ sở lưu trú và áp lực phục vụ du khách vào mùa cao điểm, việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn góp phần tạo lập môi trường du lịch chuyên nghiệp, minh bạch hơn. Chị Nguyễn Thảo Du, đại diện Khách sạn Hải Yến, phường Sầm Sơn chia sẻ: “Trước đây, khách chủ yếu đến trực tiếp để đặt phòng nên khá bị động. Từ khi quảng bá trên các nền tảng số, khách có thể chủ động đặt phòng, thanh toán qua ứng dụng. Điều này giúp chúng tôi tiếp cận được nhiều khách hàng hơn, đồng thời thuận lợi hơn trong việc sắp xếp, quản lý phòng".

Thực tế cho thấy, tại nhiều cơ sở lưu trú, tỷ lệ khách đặt phòng trực tuyến đã tăng lên đáng kể, có thể chiếm từ 60 - 70% tổng lượng khách trong mùa du lịch. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong phục vụ. Các thông tin về phòng, giá cả, dịch vụ được công khai, minh bạch trên môi trường số, giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn và đưa ra quyết định. Ở góc độ quản lý, việc số hóa dữ liệu lưu trú cũng mang lại hiệu quả thiết thực. Thông tin khách được cập nhật theo thời gian thực, hỗ trợ cơ quan chức năng trong việc theo dõi, quản lý và đảm bảo an ninh trật tự, nhất là tại các địa bàn du lịch trọng điểm như Sầm Sơn.

Có thể thấy, chuyển đổi số trong quản lý dịch vụ lưu trú không chỉ là giải pháp kỹ thuật mà đang trở thành nền tảng vận hành mới của ngành du lịch. Từ chuẩn hóa quản lý, tối ưu kinh doanh đến nâng cao trải nghiệm và bảo đảm an ninh, công nghệ đang góp phần định hình hệ sinh thái du lịch thông minh. Đây sẽ là yếu tố then chốt để Thanh Hóa nâng cao năng lực cạnh tranh, phát triển du lịch theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại và bền vững trong thời gian tới.

Bài và ảnh: Hồng Tư