EFY-eCONTRACT giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp triển khai hợp đồng lao động điện tử

Từ ngày 01/07/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử chính thức đi vào vận hành, kéo theo nhiều yêu cầu mới về ký kết, quản lý và lưu trữ hợp đồng lao động trên môi trường số. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình, chuẩn bị chữ ký số và lựa chọn nhà cung cấp eCONTRACT để bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là tổng hợp quy định quan trọng doanh nghiệp cần biết về hợp đồng lao động điện tử.

1. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy

Theo khoản 1, 2 Điều 3 của NĐ 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử.

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy nếu được giao kết đúng quy định.

Các chủ thể tham gia gồm:

• Người lao động;

• Người sử dụng lao động;

• Nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử đáp ứng điều kiện theo quy định.

2. Điều kiện để ký hợp đồng lao động điện tử từ 01/07/2026

Căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025 quy định về điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử như sau:

- Người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: Có giấy tờ tùy thân hợp lệ; trường hợp là người nước ngoài phải có giấy tờ nhập cảnh hợp lệ theo quy định.

- Người sử dụng lao động là tổ chức: Có giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của tổ chức và giấy tờ tùy thân hợp lệ của người đại diện theo pháp luật; trường hợp người đại diện là người nước ngoài phải có giấy tờ nhập cảnh hợp lệ theo quy định.

- Các bên phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Đây là những điều kiện quan trọng giúp bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử.

3. Mỗi hợp đồng lao động điện tử được cấp một mã ID duy nhất

Một trong những điểm mới đáng chú ý tại Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV là quy định về mã định danh hợp đồng lao động điện tử.

• Mỗi hợp đồng hợp lệ được cấp một ID duy nhất;

• ID chỉ được cấp một lần và không thay đổi trong suốt vòng đời của hợp đồng;

• Các phụ lục, thông báo sửa đổi, bổ sung hoặc tạm hoãn hợp đồng sử dụng chung ID của hợp đồng gốc;

• ID phục vụ công tác quản lý và khai thác dữ liệu của cơ quan nhà nước.

Việc áp dụng mã ID thống nhất giúp nâng cao tính minh bạch, khả năng tra cứu và quản lý dữ liệu hợp đồng lao động trên môi trường số.

4. Chính thức vận hành Nền tảng hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/07/2026

Từ ngày 01/07/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý sẽ chính thức được đưa vào vận hành.

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử của các nhà cung cấp dịch vụ eContract uy tín như EFY-eCONTRACT để thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử. Sau khi hợp đồng được ký số và xác thực, dữ liệu sẽ được chuyển đến Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử để cấp mã ID và lưu trữ theo quy định.

Đáng chú ý, dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt hiệu lực.

Trường hợp người lao động và doanh nghiệp ký nhiều hợp đồng liên tiếp thì thời hạn lưu trữ 10 năm được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng cuối cùng.

5. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước 01/07/2026?

Để sẵn sàng triển khai hợp đồng lao động điện tử theo quy định mới, doanh nghiệp nên:

• Chuẩn bị chữ ký số và dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định.

• Rà soát, chuẩn hóa các mẫu hợp đồng lao động hiện hành.

• Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp eContract đáp ứng yêu cầu pháp lý.

• Kiểm tra quy trình nhân sự liên quan đến ký kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng.

• Tập huấn cho bộ phận nhân sự và các đơn vị liên quan để bảo đảm triển khai hiệu quả.

Việc chủ động chuẩn bị từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi thuận lợi, giảm rủi ro và đáp ứng đầy đủ các quy định khi chính sách chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

6. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp eContract uy tín

Từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần bảo đảm việc giao kết hợp đồng lao động điện tử đáp ứng các yêu cầu về chữ ký số, dấu thời gian, quản lý dữ liệu và kết nối với Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử theo quy định.

Vì vậy, khi lựa chọn giải pháp hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp nên ưu tiên các nền tảng có khả năng hỗ trợ đầy đủ quy trình từ khởi tạo, ký kết, lưu trữ, tra cứu đến quản lý hợp đồng tập trung, đồng thời đáp ứng các yêu cầu pháp lý hiện hành.

EFY-eCONTRACT là một trong những giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp triển khai hợp đồng lao động điện tử theo hướng số hóa đồng bộ, giúp đơn giản hóa quy trình ký kết, tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong môi trường số.