Chia sẻ, tái sử dụng dữ liệu để giảm thủ tục cho người dân

Khi những thông tin, giấy tờ đã cung cấp có thể được khai thác lại trên hệ thống, người dân không phải nhiều lần kê khai, bổ sung cùng một loại hồ sơ. Từ những thay đổi tại cơ sở, Thanh Hóa đang đẩy mạnh kết nối, chia sẻ và tái sử dụng dữ liệu, hướng tới nguyên tắc người dân chỉ cung cấp thông tin một lần khi thực hiện thủ tục hành chính (TTHC).

Người dân đến làm thủ tục tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Vạn Lộc.

Đến Trung tâm Phục vụ hành chính công (PVHCC) xã Thiệu Hóa làm thủ tục, ông Lê Xuân Hà ở thôn Chí Cẩn phát hiện hồ sơ còn thiếu một số giấy tờ. Nếu trước đây, ông phải quay về bổ sung thì lần này, cán bộ tra cứu dữ liệu đã được số hóa, tìm lại giấy tờ lưu trữ trên hệ thống và hoàn thiện hồ sơ ngay tại chỗ. Với ông Hà, lợi ích dễ thấy nhất là không phải mất thêm một lượt đi lại. Nhưng phía sau sự thuận tiện ấy là một thay đổi lớn hơn trong cách giải quyết TTHC: dữ liệu đã có được khai thác lại, thay vì yêu cầu người dân cung cấp lại.

Theo bà Trần Thị Thuận, cán bộ Trung tâm PVHCC xã Thiệu Hóa: “Việc được chia sẻ, khai thác dữ liệu số hóa giúp cán bộ có thể lấy thông tin cần thiết để hỗ trợ người dân trong trường hợp thiếu giấy tờ cá nhân. Nhờ đó, thời gian xử lý được rút ngắn, hồ sơ được giải quyết và trả kết quả kịp thời, đúng hạn”.

Thanh Hóa hiện có hơn 2.200 TTHC, trong đó hơn 1.100 dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh được kết nối với kho dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân và Cổng dịch vụ công quốc gia, từng bước tạo nền tảng để thông tin đã có không phải khai báo lại.

Trong 6 tháng đầu năm 2026, toàn tỉnh tiếp nhận hơn 578.000 hồ sơ. Tỷ lệ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết đạt 98,9%; tỷ lệ hồ sơ được cấp kết quả điện tử có giá trị pháp lý để tái sử dụng đạt 98,9%; tỷ lệ khai thác, sử dụng lại thông tin, dữ liệu số hóa đạt 95,6%. Những con số này cho thấy quá trình chuyển đổi đang đi từ “số hóa để lưu trữ” sang “số hóa để khai thác”.

Theo ông Lê Văn Hai, Phó Giám đốc Trung tâm PVHCC xã Thiệu Hóa, với 100% hồ sơ được số hóa thì khoảng 60 - 70% số hồ sơ này được khai thác lại khi người dân tiếp tục thực hiện các thủ tục liên quan.

Giá trị của dữ liệu tiếp tục được phát huy khi Thanh Hóa đẩy mạnh chuẩn hóa, kết nối các cơ sở dữ liệu chuyên ngành về đất đai, y tế, tư pháp, bảo hiểm, an sinh xã hội... Tại xã Vạn Lộc, tính đến đầu tháng 8/2026, hơn 8.000/12.322 thửa đất đã được số hóa, làm sạch, đạt 65,18%; qua đó giúp cán bộ thuận tiện tra cứu thông tin, giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy. Ông Đỗ Văn Tiến, cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Vạn Lộc, cho biết: “Dữ liệu đất đai được làm sạch giúp chúng tôi tra cứu hồ sơ trên hệ thống quốc gia và của tỉnh, qua đó rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí cho người dân khi thực hiện TTHC".

Tuy nhiên, hiệu quả tái sử dụng dữ liệu vẫn phụ thuộc vào khả năng kết nối giữa các hệ thống. Thực tế, dữ liệu của một số ngành, lĩnh vực chưa đồng bộ, khiến cán bộ vẫn gặp khó khi cần khai thác thông tin phục vụ giải quyết thủ tục liên ngành, nhất là khi phạm vi thực hiện thủ tục không phụ thuộc địa giới hành chính ngày càng được mở rộng.

Ông Lê Bá Thìn, cán bộ Trung tâm PVHCC phường Đông Sơn cho rằng: “Khi các thủ tục phi địa giới được triển khai nhiều hơn, yêu cầu liên thông dữ liệu giữa các ngành càng trở nên cấp thiết. Nếu cơ sở dữ liệu của các cơ quan liên quan chưa được kết nối và chia sẻ đầy đủ, việc giải quyết thủ tục cho người dân vẫn có thể gặp khó khăn”.

Để tháo gỡ điểm nghẽn này, UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành Công văn số 4504/UBND-HCC ngày 16/3/2026, yêu cầu các sở, ngành, địa phương đẩy mạnh kết nối, chia sẻ, đặc biệt là tái sử dụng dữ liệu trong giải quyết TTHC. Cùng với đó, Kế hoạch hành động 100 ngày cao điểm tháo gỡ điểm nghẽn chuyển đổi số của Chính phủ (từ ngày 11/7/2026 đến hết ngày 30/11/2026) cũng đặt yêu cầu khắc phục tình trạng cát cứ dữ liệu, tăng cường cập nhật, chia sẻ, khai thác và tái sử dụng dữ liệu.

Từ việc người dân không phải quay về lấy lại một giấy tờ đã từng cung cấp, đến khả năng giải quyết thủ tục không phụ thuộc nơi cư trú, giá trị của dữ liệu cuối cùng được đo bằng số lần kê khai được giảm, thời gian đi lại được rút ngắn và những giấy tờ người dân không còn phải nộp lại. Khi dữ liệu được kết nối để sử dụng thay vì chỉ được số hóa để lưu trữ, nền hành chính số mới thực sự chuyển từ thuận tiện cho quản lý sang thuận tiện cho người dân và doanh nghiệp.

Bài và ảnh: Khánh Hòa