IGAS - Bước chuyển số trong quản lý xăng dầu

Chuyển đổi số đang trở thành xu thế tất yếu, lan tỏa mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Đối với ngành kinh doanh xăng dầu, một lĩnh vực đặc thù, liên quan trực tiếp đến quản lý nhà nước, thuế và tính minh bạch của thị trường, yêu cầu số hóa càng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Trong bối cảnh đó, hệ thống IGAS (hệ thống quản lý khách hàng, hóa đơn điện tử cho các đơn vị kinh doanh xăng dầu) ra đời như một lời giải thiết thực cho bài toán này.

Cửa hàng xăng dầu Lê Lai áp dụng hóa đơn điện tử giúp minh bạch hoạt động bán lẻ xăng dầu.

Điều đặc biệt, IGAS không chỉ là một sản phẩm công nghệ đơn thuần mà còn là sáng kiến kinh nghiệm của nhóm tác giả Trần Hưng Vượng, Nguyễn Tuấn Anh, Lê Quang Bình, thuộc VNPT Thanh Hóa. Giải pháp này đã được ghi nhận khi đoạt giải Ba tại Hội thi Sáng tạo kỹ thuật Thanh Hóa năm 2024-2025, một minh chứng rõ nét cho tính sáng tạo, khả năng ứng dụng và giá trị thực tiễn của hệ thống.

Giá trị cốt lõi của IGAS không chỉ nằm ở công nghệ mà còn ở việc giải quyết những vấn đề thực tiễn của ngành xăng dầu. Theo các quy định mới của Chính phủ và Tổng cục Thuế, các cửa hàng xăng dầu phải thực hiện xuất hóa đơn điện tử cho từng lần bán hàng. Đây là yêu cầu bắt buộc nhưng lại đặt ra nhiều thách thức đối với doanh nghiệp nếu chưa có hệ thống phù hợp.

Nắm bắt thực tế đó, IGAS đã tích hợp toàn bộ quy trình từ bán hàng, quản lý khách hàng đến phát hành hóa đơn điện tử trên cùng một nền tảng. Nhân viên có thể thao tác trực tiếp trên thiết bị di động, nhập liệu nhanh chóng và xuất hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch. Dữ liệu được đồng bộ tức thời, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Đồng thời, hệ thống còn hỗ trợ cơ quan quản lý trong việc giám sát hoạt động kinh doanh xăng dầu. Thông qua dữ liệu tập trung, các cơ quan chức năng có thể theo dõi, kiểm tra và phát hiện kịp thời những sai phạm, góp phần hạn chế thất thu thuế và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

Từ khi được triển khai, IGAS nhanh chóng chứng minh tính hiệu quả trong thực tế. Tại Thanh Hóa, hệ thống đã được áp dụng cho hơn 250 đơn vị kinh doanh xăng dầu chỉ trong thời gian ngắn. Kết quả này không chỉ phản ánh nhu cầu cấp thiết của doanh nghiệp mà còn cho thấy sự phù hợp của giải pháp với điều kiện thực tiễn. Việc ứng dụng IGAS giúp các doanh nghiệp tiết giảm đáng kể chi phí vận hành. Thay vì sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ hoặc thực hiện các quy trình thủ công, toàn bộ hoạt động được tích hợp trong một hệ thống duy nhất. Điều này giúp giảm chi phí nhân lực, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý. Cùng với đó, thời gian xử lý giao dịch cũng được rút ngắn. Nhân viên bán hàng có thể thao tác nhanh trên ứng dụng di động, từ nhập số liệu, lựa chọn khách hàng đến phát hành hóa đơn. Khách hàng nhận được hóa đơn điện tử ngay sau khi giao dịch hoàn tất, tạo sự thuận tiện và nâng cao trải nghiệm...

Không dừng lại ở phạm vi tỉnh Thanh Hóa, IGAS đã được mở rộng triển khai tại nhiều địa phương khác như Nghệ An, Ninh Bình, Hưng Yên, Lạng Sơn, Quảng Nam... Sự lan tỏa này cho thấy hệ thống có khả năng thích ứng cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp trên cả nước. Đặc biệt, việc ứng dụng IGAS còn góp phần nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh xăng dầu. Khi mọi giao dịch đều được ghi nhận và xuất hóa đơn điện tử đầy đủ, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn xây dựng được uy tín với khách hàng và đối tác.

Ông Trần Hưng Vượng, đại diện nhóm tác giả cho biết, ý tưởng xây dựng hệ thống IGAS xuất phát từ thực tế triển khai tại các cửa hàng xăng dầu, khi việc quản lý bán hàng và xuất hóa đơn điện tử theo từng giao dịch còn gặp nhiều khó khăn, dễ sai sót và thiếu đồng bộ. Từ những bất cập đó, nhóm đã nghiên cứu, phát triển một giải pháp tích hợp, vừa đáp ứng yêu cầu pháp lý, vừa tối ưu quy trình vận hành. Việc triển khai IGAS không chỉ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí, rút ngắn thời gian giao dịch mà còn nâng cao tính minh bạch trong kinh doanh. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi, phân tích và đưa ra quyết định chính xác. Đồng thời, hệ thống cũng hỗ trợ cơ quan quản lý tăng cường giám sát, góp phần chống thất thu thuế, hướng tới môi trường kinh doanh hiện đại, công khai và bền vững.

Có thể khẳng định, IGAS không chỉ là một giải pháp công nghệ mà còn là minh chứng cho tinh thần đổi mới sáng tạo của đội ngũ kỹ sư công nghệ thông tin tại Thanh Hóa. Trong thời gian tới, với sự quan tâm của các cấp, ngành và sự đồng hành của doanh nghiệp, IGAS hoàn toàn có thể tiếp tục được mở rộng tính năng và phạm vi ứng dụng. Đây sẽ là nền tảng quan trọng để ngành kinh doanh xăng dầu tiến tới quản lý hiện đại, minh bạch và bền vững trong kỷ nguyên số.

Bài và ảnh: Trần Hằng