Đồng bộ quản lý hộ tịch - chứng thực sau sáp nhập

Sau khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, thẩm quyền, quy trình và cách thức thực hiện các thủ tục hành chính ở lĩnh vực hộ tịch - chứng thực được điều chỉnh phù hợp với mô hình quản lý mới. Sở Tư pháp đã chủ động tham mưu, hướng dẫn các địa phương triển khai đồng bộ, thông suốt, không để gián đoạn trong quá trình phục vụ người dân.

Công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Tân Dân hướng dẫn người dân nộp hồ sơ trực tuyến.

Ghi nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công (PVHCC) phường Tân Dân, không khí làm việc luôn tất bật trong giờ hành chính. Bình quân mỗi ngày, trung tâm tiếp nhận hàng trăm hồ sơ ở nhiều lĩnh vực, trong đó chiếm tỷ lệ cao nhất là lĩnh vực hộ tịch và chứng thực (khoảng 70% tổng số hồ sơ tiếp nhận/ngày). Các thủ tục phổ biến như: đăng ký lại khai sinh, khai tử, cấp bản sao trích lục hộ tịch, chứng thực giấy tờ, chữ ký... được thực hiện thường xuyên. Mặc dù số lượng hồ sơ lớn, song nhờ sự chủ động, tận tâm của đội ngũ công chức, các thủ tục đều được giải quyết nhanh chóng.

Chị Hoàng Thị Nguyệt, thôn 14, phường Tân Dân, chia sẻ: “Tôi đến trung tâm để đăng ký lại khai sinh hoàn thiện hồ sơ đất đai. Cán bộ ở đây hướng dẫn rất tận tình, nhất là với những người chưa biết cách thao tác trên dịch vụ công trực tuyến”.

Hiện nay, tại trung tâm có 1 giám đốc kiêm nhiệm, 1 phó giám đốc và 2 cán bộ trực tiếp thực hiện tiếp nhận thủ tục hành chính các lĩnh vực. Cán bộ nắm vững nghiệp vụ, chủ động hướng dẫn, hỗ trợ công dân nộp hồ sơ trực tuyến. “Xã mới rộng hơn, đông dân hơn, công việc cũng nhiều hơn rất nhiều so với trước đây, người dân đến nộp hồ sơ hầu hết đều phải dành thời gian hướng dẫn từng bước đăng nhập hồ sơ trực tuyến, song đây được xem là “bước chuyển tiếp” để hướng đến việc người dân làm quen với công nghệ, tiếp cận thành thạo với việc nộp hồ sơ trực tuyến khi làm các thủ tục, giấy tờ”, bà Lê Thị Dịu, công chức tư pháp - hộ tịch tại Trung tâm PVHCC phường Tân Dân cho biết.

Không chỉ ở các xã, phường trung tâm, tại các xã miền núi, việc tiếp cận dịch vụ công trong lĩnh vực tư pháp - hộ tịch cũng đang dần đi vào nền nếp. Tại xã Mậu Lâm, chị Nguyễn Thị Lý, thôn Eo Son, đến Trung tâm PVHCC xã để xin cấp bản sao đăng ký kết hôn. Hồ sơ được cán bộ hướng dẫn thực hiện trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia, sau đó cán bộ sẽ tiếp nhận, hoàn thiện, trình ký và trả kết quả đúng hẹn. Bà Nguyễn Thị Nguyệt, công chức Trung tâm PVHCC xã Mậu Lâm, cho biết: "Các thủ tục đơn giản liên quan đến lĩnh vực hộ tịch, chứng thực được giải quyết và trả kết quả nhanh cho công dân. Tuy nhiên, hiện đa số công dân đến làm thủ tục hành chính vẫn có nhu cầu nhận kết quả bản giấy, dù hệ thống đã cung cấp bản sao điện tử hợp pháp. Điều này cho thấy thói quen sử dụng giấy tờ truyền thống vẫn còn phổ biến trong nhiều hồ sơ, thủ tục hiện nay".

Để công tác hộ tịch, chứng thực được thông suốt, Sở Tư pháp Thanh Hóa đã chủ động rà soát, điều chỉnh các quy định, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các sở, ngành liên quan ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp với mô hình mới.

Theo bà Trần Thị Hồng Lê, Phó trưởng Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp (Sở Tư pháp), khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, các dịch vụ công thiết yếu lĩnh vực tư pháp - hộ tịch thuộc thẩm quyền cấp huyện trước đây hầu hết được giao về cấp xã. Từ ngày 1/7/2025, Bộ Tư pháp đã chính thức vận hành Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung phiên bản mới trên phạm vi toàn quốc. Ngay sau đó, Sở Tư pháp Thanh Hóa kịp thời cấp tài khoản xử lý hồ sơ, ký số, đóng dấu ban hành cho lãnh đạo UBND, công chức tư pháp - hộ tịch, văn thư cấp xã cho 166 xã, phường trên địa bàn tỉnh để thực hiện đăng ký hộ tịch điện tử. Việc này giúp thống nhất quy trình xử lý hồ sơ, tăng tốc độ tiếp nhận và trả kết quả, đặc biệt ở các địa phương có lượng hồ sơ lớn.

Công tác kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn cũng được chú trọng. Từ đầu năm đến nay, Sở Tư pháp đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, tổ chức nhiều lớp tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng chuyên môn chuyên sâu cho đại diện lãnh đạo UBND, công chức thực hiện công tác tư pháp - hộ tịch các xã, phường mới. Nội dung tập huấn tập trung vào kỹ năng xử lý hồ sơ điện tử, liên thông thủ tục khai sinh - khai tử - đăng ký thường trú, chứng thực chữ ký, bản sao... nhằm đảm bảo mọi cán bộ nắm vững quy trình và phục vụ người dân hiệu quả.

Đặc biệt, trước những khó khăn phát sinh khi cán bộ phụ trách chuyên môn lĩnh vực tư pháp - hộ tịch có sự xáo trộn, áp lực khối lượng công việc sau sáp nhập tại nhiều xã, phường, Sở Tư pháp Thanh Hóa đã tham mưu cho UBND tỉnh trình HĐND tỉnh ban hành Nghị quyết số 36/2025/NQ-HĐND ngày 4/10/2025 quy định phạm vi, quyền hạn ủy quyền của Chủ tịch UBND cấp xã cho công chức thuộc UBND cấp xã thực hiện trong công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh. Trên cơ sở nghị quyết được thông qua, Chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền cho công chức thuộc UBND xã thực hiện trong công tác chứng thực với phạm vi, quyền hạn: Ký chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức cấp hoặc chứng nhận; ký chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (trừ ký chứng thực chữ ký người dịch). Quy định này giúp giảm tải cho lãnh đạo UBND cấp xã, đồng thời tăng tính chủ động, linh hoạt cho đội ngũ công chức trực tiếp làm việc với người dân.

Sở Tư pháp Thanh Hóa đã phối hợp với các cơ quan đăng ký hộ tịch địa phương hoàn thành việc số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh; ban hành kế hoạch triển khai ứng dụng dữ liệu hộ tịch đã được số hóa. Theo đó, đã thực hiện rà soát toàn bộ dữ liệu hộ tịch trên Hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch, đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để đảm bảo tính chính xác, khắc phục các trường hợp dữ liệu thiếu, sai lệch, trùng lặp. Triển khai thực hiện việc tra cứu thông tin hộ tịch trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư phục vụ giải quyết các thủ tục hành chính có yêu cầu nộp/xuất trình giấy tờ hộ tịch để cắt giảm việc nộp/xuất trình giấy tờ hộ tịch trong quá trình tiếp nhận, giải quyết theo quy định. Tra cứu thông tin dữ liệu hộ tịch để cấp bản sao trích lục hộ tịch (không phụ thuộc vào nơi cư trú, nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây) và xác nhận thông tin hộ tịch.

Nhờ sự chủ động, tích cực của Sở Tư pháp Thanh Hóa, cùng sự nỗ lực của chính quyền cơ sở, hoạt động đăng ký hộ tịch, chứng thực trên địa bàn tỉnh đi vào ổn định, cơ bản đáp ứng yêu cầu của công dân. Từ ngày 1/7/2025 đến nay, các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh đã thực hiện giải quyết trên 22.000 hồ sơ đăng ký hộ tịch các loại. Các xã, phường đã chứng thực trên 15.000 việc chứng thực. Các hồ sơ trả đúng và trước hạn, đảm bảo quy định của pháp luật.

Bài và ảnh: Việt Hương