Sử dụng chữ ký số - thúc đẩy xây dựng chính quyền điện tử

Thanh Hóa là tỉnh nằm trong tốp đầu của cả nước triển khai hiệu quả việc xử lý văn bản trên môi trường điện tử và sử dụng chữ ký số trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước. Đây là giải pháp quan trọng, góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại, minh bạch, thúc đẩy cải cách hành chính, hướng tới xây dựng thành công chính quyền điện tử.

Đồng chí Ngô Xuân Thư, Chủ tịch UBND xã Thiệu Nguyên (Thiệu Hóa) thực hiện ký số văn bản điện tử.

Hiện nay, tất cả các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Thiệu Hóa đã xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng. Tại xã Thiệu Nguyên (Thiệu Hóa), việc xử lý văn bản điện tử và ký số trên văn bản điện tử được thực hiện từ ngày 1-9-2020. Ông Ngô Xuân Thư, Chủ tịch UBND xã Thiệu Nguyên, cho biết: “Việc tạo lập văn bản điện tử và ký số có rất nhiều tiện ích. Đầu tiên là sẽ lưu vết được thông tin, thuận lợi cho việc tìm kiếm văn bản phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành. Xử lý công việc trên môi trường điện tử rất công khai, minh bạch nên cán bộ, công chức phải thực hiện nhiệm vụ bảo đảm chất lượng, đúng thời gian và kế hoạch. Mỗi ngày, xã Thiệu Nguyên tiếp nhận khoảng 14 văn bản đến và ban hành 7 văn bản đi, so với việc sử dụng văn bản giấy, việc tạo lập văn bản điện tử và ký số sẽ tiết kiệm gần 100 triệu đồng/năm. Hiện nay, 100% cán bộ, công chức trong xã đều sử dụng thành thạo văn bản điện tử”. Hiện nay, trên địa bàn huyện Thiệu Hóa có 11/11 phòng chuyên môn thuộc UBND huyện và 25/25 xã, thị trấn đã thực hiện tạo lập, trao đổi, xử lý, ký số văn bản điện tử, bảo đảm hoạt động hiệu quả.

Mỗi ngày, Văn phòng UBND TP Thanh Hóa tiếp nhận và phát hành hơn 50 văn bản các loại. Nếu theo cách truyền thống như trước đây, việc xử lý văn bản mất nhiều thời gian, công sức với các bước thực hiện như in tài liệu, lấy số văn bản, trình lãnh đạo ký, đóng dấu, gửi phát hành... Tuy nhiên, từ khi áp dụng văn bản điện tử và chữ ký số, những công đoạn này đã được giảm đáng kể. Với chứng thư số được cấp và cài đặt trên máy tính cá nhân, lãnh đạo UBND TP Thanh Hóa và các phòng chuyên môn chỉ cần đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc, thao tác là hoàn thành việc ký số. Anh Khương Mạnh Hiếu, chuyên viên Phòng Văn hóa - Thông tin UBND TP Thanh Hóa, cho biết: “Từ ngày 1-9-2020, UBND TP Thanh Hóa không tiếp nhận văn bản giấy của các phường, xã gửi đến. Vì vậy, trừ những văn bản mật theo quy định, toàn bộ văn bản đi, văn bản đến của UBND TP Thanh Hóa và các phường, xã đều phải giải quyết trên môi trường mạng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, kinh phí cho việc in ấn, đồng thời thay đổi tác phong, lề lối làm việc từ giải quyết công việc trên giấy sang giải quyết công việc trên môi trường điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan Nhà nước”.

Đạt được kết quả này, thời gian qua, TP Thanh Hóa đã phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức đào tạo, tập huấn về sử dụng chữ ký số và trao đổi văn bản điện tử trên phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc cho cán bộ, công chức, viên chức UBND thành phố và các phường, xã. Hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc được triển khai cho tất cả UBND các phường, xã, phần mềm đã được tích hợp chữ ký số chuyên dùng, đã kết nối, liên thông với UBND thành phố và giữa các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh với nhau để gửi, nhận, trao đổi thông tin, văn bản trên môi trường mạng. TP Thanh Hóa cũng đã cấp 374 chứng thư số dạng E-token cho cá nhân và các cơ quan, tổ chức; cấp 8 chứng thư số dạng SIM PKI cho lãnh đạo UBND thành phố. Năm 2020, UBND TP Thanh Hóa đã tiếp nhận và xử lý 16.229 văn bản điện tử gửi đến trên phần mềm và ban hành 10.419 văn bản đi có ký số. 5 tháng đầu năm 2021, UBND TP Thanh Hóa đã tiếp nhận và xử lý 9.479 văn bản điện tử gửi đến trên phần mềm và ban hành 8.562 văn bản đi có ký số.

Thực hiện Chỉ thị số 15/CT-UBND ngày 18-5-2020 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tập trung chỉ đạo đổi mới quy trình xử lý văn bản, hồ sơ công việc, giải quyết thủ tục hành chính chuyển từ môi trường làm việc trên giấy sang làm việc trên môi trường điện tử trong các cơ quan quản lý Nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã, sau gần 1 năm thực hiện, các cơ quan, đơn vị đã chủ động và tích cực sử dụng, điều hành, xử lý công việc trên môi trường điện tử; số lượng văn bản được tạo lập, trao đổi và xử lý trên phần mềm ngày càng chất lượng, có hiệu quả. Theo báo cáo tình hình thực hiện trong tháng 5-2021 của Sở Thông tin và Truyền thông gửi UBND tỉnh, 100% các cơ quan hành chính Nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện và 99% UBND cấp xã đã thực hiện trao đổi, tạo lập, xử lý, ký số văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử. Tổng số lượt trao đổi, xử lý văn bản trên hệ thống là 195.393 lượt văn bản (tăng 17.211 lượt văn bản so với tháng 4-2021); tổng số văn bản gửi đi trên hệ thống là 73.276 (tăng 7.243 văn bản so với tháng 4-2021), tỷ lệ ký số cá nhân đạt trên 98,65%, tỷ lệ ký số cơ quan đạt trên 99,15%. Toàn tỉnh có 12 đơn vị cấp tỉnh, 11 đơn vị cấp huyện có số lượng văn bản được tạo lập, trao đổi và xử lý, ký số trên phần mềm đạt trên 99%; 12 huyện và thành phố có số xã ký số đạt trên 99%.

Xử lý hồ sơ, công việc trên môi trường mạng giúp lãnh đạo, chuyên viên và cán bộ văn thư, lưu trữ quản lý, điều hành, xử lý công việc hàng ngày nhanh chóng, hiệu quả, công khai, minh bạch, góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trong các cơ quan Nhà nước. Vì vậy, các địa phương cần khắc phục một số khó khăn, vướng mắc, triển khai quyết liệt, đạt hiệu quả cao Chỉ thị số 15/CT-UBND của Chủ tịch UBND tỉnh.

Bài và ảnh: Thu Vui