3 lời khuyên của chuyên gia giúp doanh nghiệp vượt qua các thách thức khi triển khai ERP

Trong quá trình triển khai ERP, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều vấn đề làm ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả của dự án. Những vấn đề này không chỉ liên quan đến công nghệ mà còn xuất phát từ quy trình làm việc và sự chuẩn bị của đội ngũ thực hiện. Để thành công, doanh nghiệp cần nhận diện và giải quyết kịp thời các yếu tố này ngay từ đầu, nhằm giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả triển khai.

Nhận thấy những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải, cùng với kinh nghiệm đúc kết từ gần 20 năm đồng hành cùng khách hàng, đội ngũ chuyên gia của ITG Technology - Đơn vị hàng đầu Việt Nam trong việc phát triển giải pháp ERP và giải pháp nhà máy thông minh được các doanh nghiệp lớn lựa chọn như TDV, Cosmos, Fukoku, HHP Global, Traphaco CNC, Aristino..., đã chia sẻ một số lời khuyên hữu ích giúp doanh nghiệp khắc phục 3 thách thức thường gặp khi xây dựng hệ thống ERP.

Nhiều doanh nghiệp FDI và top VNR500 lựa chọn ITG để triển khai ERP

Thách thức 1: Thiếu định hướng chiến lược

Một trong những thách thức phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường gặp phải khi triển khai ERP là không có định hướng chiến lược rõ ràng. Thay vì xác định mục tiêu, phạm vi triển khai, cách thức thực hiện và chỉ số·cụ thể cần đạt được; doanh nghiệp lại tập trung quá nhiều vào việc lựa chọn chức năng phần mềm. Điều này không chỉ làm lãng phí nguồn lực nội bộ mà hệ thống ERP sau khi đi vào hoạt động cũng không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.

Lời khuyên của chuyên gia: Xây dựng chiến lược theo các chỉ số KPI cụ thể

Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược triển khai rõ ràng, bao gồm phân tích kỹ lưỡng quy trình nghiệp vụ hiện tại, xác định mục tiêu, phạm vi dự án, thiết lập lộ trình triển khai chi tiết và các chỉ số đo lường hiệu quả (KPI). Khi mục tiêu được làm rõ trong chiến lược, doanh nghiệp sẽ dễ dàng lựa chọn phần mềm và đối tác triển khai phù hợp, đồng thời đảm bảo quá trình triển khai ERP diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ và đạt được các kết quả mong muốn.

Thách thức 2: Tính tùy chỉnh của phần mềm ERP

Nhiều hệ thống ERP được phát triển để áp dụng cho đa dạng ngành nghề, tuy nhiên, chúng có thể không đáp ứng được những yêu cầu đặc thù của các ngành chuyên biệt. Khi đó, doanh nghiệp phải điều chỉnh lại quy trình làm việc để phù hợp với phần mềm, gây ra sự phức tạp trong vận hành. Hậu quả là công việc không được tối ưu, các phòng ban khó phối hợp với nhau, hiệu quả giảm sút.

Lời khuyên của chuyên gia: Lựa chọn phần mềm có khả năng tùy chỉnh và mở rộng cao khi triển khai ERP

Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn hệ thống ERP có khả năng tùy chỉnh linh hoạt, để phù hợp với quy trình và nhu cầu thực tế. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo rằng đối tác triển khai phần mềm có kinh nghiệm trong việc tích hợp ERP với các hệ thống sẵn có của doanh nghiệp, hỗ trợ tùy chỉnh và có thể đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai.

Tại ITG, đội ngũ chuyên gia không chỉ có kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng về nhiều ngành nghề, lĩnh vực mà còn am hiểu những bài toán đặc thù của ngành. Giải pháp 3S ERP do ITG phát triển được thiết kế để linh hoạt tùy chỉnh theo mục tiêu quản trị hiện tại của doanh nghiệp, và có thể mở rộng trong tương lai.

ITG phát triển hệ thống 3S ERP sao cho vừa đáp ứng nhu cầu tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp, vừa đảm bảo hệ thống có khả năng mở rộng trong tương lai.

Thách thức 3: Thiếu sự ủng hộ trong nội bộ doanh nghiệp

Con người là một trong những yếu tố cốt lõi ảnh hưởng đến sự thành công của bất kỳ dự án công nghệ nào. Vì vậy, việc nhân viên trong tổ chức thể hiện sự kháng cự đối với phần mềm là thách thức không hề nhỏ đối với doanh nghiệp khi triển khai ERP.

Sự kháng cự của nhân viên thường bắt nguồn từ tâm lý ngại thay đổi và những áp lực khi khối lượng công việc đột ngột tăng lên do vừa phải duy trì công việc hiện tại, vừa phải dành thời gian làm quen với hệ thống mới. Đặc biệt, nếu quá trình đào tạo không được tổ chức bài bản, nhân viên có thể cảm thấy thiếu sự hỗ trợ, dẫn đến việc thiếu hứng thú và ngại thay đổi.

Lời khuyên của chuyên gia: Xây dựng kế hoạch đào tạo phần mềm hiệu quả

Doanh nghiệp nên phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp để xây dựng lộ trình đào tạo bài bản, đảm bảo tất cả nhân viên đều nắm vững các kỹ năng sử dụng hệ thống và hiểu rõ rằng phần mềm ERP không chỉ mang lại lợi ích cho Doanh nghiệp mà còn hiệu quả đối với từng người công nhân. Việc đào tạo cần duy trì liên tục, kết hợp giữa lý thuyết và thực hành và có sự hỗ trợ kịp thời từ đội ngũ tư vấn, triển khai của đơn vị cung cấp phần mềm ERP của nhà cung cấp. Điều này sẽ giúp giảm bớt sự kháng cự từ nhân viên, tạo sự an tâm và khuyến khích họ sử dụng hệ thống hiệu quả hơn.

Để đạt được mục tiêu này, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp cam kết hỗ trợ đào tạo sau triển khai và có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật nhiệt tình, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ người dùng kịp thời. Ngoài ra, doanh nghiệp cần xem xét đội ngũ tư vấn nghiệp vụ, dịch vụ sau bán hàng như gói bảo hành bảo trì hệ thống từ nhà cung cấp.

Chương trình đào tạo, chuyển giao hiệu quả đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm.

Triển khai ERP là một hành trình đầy thách thức nhưng cũng mở ra cơ hội lớn để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và cạnh tranh trên thị trường. Bằng cách nhận diện và vượt qua các thách thức thông qua chiến lược hợp lý, doanh nghiệp sẽ đạt được lợi ích to lớn từ việc áp dụng ERP.

TH