Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) là một trong những giải pháp quan trọng nhằm tạo ra bước tiến mới trong quy trình xử lý, giải quyết công việc của cán bộ, công chức, đồng thời giúp tổ chức, cá nhân được thụ hưởng dịch vụ công một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Công chức bộ phận “một cửa” xã Đông Tiến (Đông Sơn) tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ của công dân để thực hiện số hóa hồ sơ thủ tục hành chính.

Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC là việc quét dữ liệu có sẵn trên văn bản giấy để chuyển đổi sang văn bản điện tử. Theo Nghị định 107/2021/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa” liên thông trong giải quyết TTHC, việc thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC đối với cấp huyện bắt đầu từ 1/12/2022, đối với cấp xã bắt đầu từ 1/6/2023.

Với chức năng, nhiệm vụ quản lý, vận hành Cổng dịch vụ công và hệ thống thông tin “một cửa” điện tử của tỉnh, năm 2023, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh đã tập huấn nghiệp vụ cho các huyện, thị xã, thành phố về cách cập nhật và số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC trên hệ thống thông tin “một cửa” điện tử. Theo đó, lãnh đạo phụ trách bộ phận “một cửa”, chuyên viên làm việc tại bộ phận “một cửa”, chuyên viên các phòng, ban chuyên môn tham gia quá trình giải quyết TTHC và văn thư của các cơ quan, đơn vị được hướng dẫn cách tạo tài khoản số để mỗi tổ chức, cá nhân có một số định danh duy nhất, cho phép liên kết, chia sẻ dữ liệu qua kho dữ liệu số hóa. Hướng dẫn số hóa, ký số thành phần hồ sơ trong quá trình tiếp nhận để đưa về kho dữ liệu hồ sơ TTHC phục vụ lưu trữ, chia sẻ, tái sử dụng kết quả số hóa; hướng dẫn ký số văn bản điện tử; cách tiếp nhận, giải quyết, khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; cách đồng bộ hồ sơ sang phần mềm của các bộ, ngành Trung ương trên hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh...

Tại xã Đông Tiến (Đông Sơn), việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC luôn đạt trên 80%, vượt mục tiêu đề ra. Anh Nguyễn Ngọc Ánh, công chức văn phòng UBND xã Đông Tiến, cho biết: “Việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC được xã Đông Tiến thực hiện bằng 2 hình thức là trực tiếp và trực tuyến. Khi công dân đến nộp hồ sơ trực tiếp, công chức chuyên môn bộ phận “một cửa” sẽ tiếp nhận, kiểm tra thành phần hồ sơ. Nếu đầy đủ theo quy định sẽ sao chụp từng loại giấy tờ, chuyển thành tài liệu điện tử và hướng dẫn công dân tạo tài khoản cá nhân để nộp hồ sơ trực tuyến. Sau khi hoàn thành các bước theo quy định, công chức chuyên môn sẽ trình lãnh đạo ký số và chuyển văn thư đóng dấu để trả kết quả cho công dân. Đối với hồ sơ tổ chức, công dân nộp trực tuyến, việc số hóa được thực hiện trên hệ thống “một cửa” điện tử. Quá trình số hóa bảo đảm đầy đủ, chính xác dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa”.

Thúc đẩy việc chuyển đổi số trong hoạt động quản lý và cung cấp dịch vụ công, UBND huyện Đông Sơn đã ban hành Kế hoạch số 224/KH-UBND về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện, UBND cấp xã giai đoạn 2021-2025. Từ tháng 1/2022, bộ phận “một cửa” UBND huyện và các xã, thị trấn khi tiếp nhận TTHC phải có đầy đủ các tài liệu kèm theo đã được số hóa (scan) dưới định dạng file PDF. Các phòng, ban chuyên môn cấp huyện, các bộ phận tiếp nhận, giải quyết TTHC cấp xã, thị trấn phải gắn kèm tài liệu (văn bản) trình ký, đảm bảo kết quả giải quyết TTHC được ký số và lưu trữ trên hệ thống thông tin “một cửa” điện tử. Để việc số hóa đạt kết quả cao, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ thông tin được huyện Đông Sơn và các xã, thị trấn quan tâm đầu tư đồng bộ, thống nhất, đáp ứng yêu cầu cung cấp, lưu trữ an toàn, bảo đảm kết quả giải quyết TTHC được cập nhật, lưu trữ dưới dạng số theo quy định.

Sở Công Thương có 81 TTHC thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình, 63 TTHC thực hiện dịch vụ công trực tuyến một phần và 2 TTHC thực hiện mức độ 2. Là đơn vị có tới 98,63% TTHC đã thực hiện dịch vụ công trực tuyến nên việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC của sở đạt 100%. Để có được kết quả này, Sở Công Thương đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, trang bị đầy đủ các thiết bị, máy móc hỗ trợ tích cực cho việc thực hiện. Hiện nay, 100% cán bộ, công chức cơ quan đã được cấp chứng thư số của Ban cơ yếu Chính phủ để thực hiện ký số văn bản điện tử. Vì vậy, tỷ lệ văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử giữa các phòng chuyên môn và các đơn vị trực thuộc sở đạt 100%. Đội ngũ cán bộ, công chức tiếp nhận và giải quyết hồ sơ TTHC của sở cũng thường xuyên được tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ để hiểu rõ tầm quan trọng, lợi ích của việc số hóa và nâng cao kỹ năng thực hiện các thao tác. Ngoài Sở Công Thương, 100% hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC của các sở, ban, ngành, tiếp nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh đều được số hóa. Các thông tin số hóa được lưu giữ tại kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công của tỉnh và được đồng bộ dữ liệu trên Cổng dịch vụ công quốc gia.

Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC là nhiệm vụ quan trọng trong xây dựng chính quyền điện tử nhằm thay đổi thói quen từ làm việc trên giấy sang làm việc trên môi trường mạng. Qua đó, nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ công của các cơ quan hành chính Nhà nước, đáp ứng tốt hơn yêu cầu cải cách TTHC trong giai đoạn hiện nay.

Bài và ảnh: Minh Khôi