Chiến dịch 100 ngày hoàn thành số hóa hồ sơ, chuyển đổi và cập nhật dữ liệu công chứng

Trong bối cảnh thực hiện chính quyền địa phương hai cấp, cải cách hành chính và chuyển đổi số, hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh tiếp tục phát huy vai trò bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch; bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, góp phần phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật.

Khách hàng đến giao dịch tại Văn phòng công chứng Nguyễn Hoàng Nam, phường Đông Quang.

Toàn tỉnh hiện có 59 tổ chức hành nghề công chứng hoạt động tại 33 xã, phường, với 128 công chứng viên. Trong 6 tháng đầu năm 2026, các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện 114.437 việc, trong đó giao dịch về bất động sản chiếm 84,2%, tương ứng 96.402 việc. Cùng với đó, các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện 273.535 việc chứng thực bản sao từ bản chính, 37.195 việc chứng thực chữ ký và 2.754 việc chứng thực chữ ký người dịch, đáp ứng nhu cầu giao dịch của người dân, doanh nghiệp.

Trước khối lượng công việc ngày càng tăng, chuyển đổi số được xác định là giải pháp quan trọng để nâng cao chất lượng phục vụ. Nhiều tổ chức hành nghề công chứng đã ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ, lưu trữ dữ liệu điện tử, quản lý lịch hẹn, tra cứu thông tin và số hóa hồ sơ. Việc khai thác cơ sở dữ liệu công chứng cũng được duy trì, giúp phát hiện các giao dịch có dấu hiệu rủi ro, trùng lặp, hạn chế giao dịch; góp phần phòng ngừa giả mạo giấy tờ và giao dịch đối với tài sản đang bị kê biên, thế chấp hoặc đã được công chứng.

Theo ông Đào Duy Bình, Trưởng Văn phòng công chứng Đào Duy Bình (xã Lưu Vệ), chuyển đổi số đang giúp hoạt động công chứng từng bước chuyên nghiệp, hiệu quả hơn. Văn phòng đã đầu tư trang thiết bị, đẩy mạnh số hóa hồ sơ, ứng dụng phần mềm chuyên dụng và đào tạo nhân lực đáp ứng yêu cầu mới. Tuy nhiên, hiện nay công chứng viên chưa được kết nối, khai thác trực tiếp Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu đất đai, nên việc kiểm tra, xác minh, đối chiếu thông tin trong quá trình công chứng vẫn còn những hạn chế nhất định.

Để xây dựng nền hành chính tư pháp hiện đại, chuyên nghiệp, Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh triển khai đồng bộ công tác quản lý nhà nước về công chứng; tăng cường hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ, kịp thời chấn chỉnh những hạn chế trong lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ và thực hiện quy trình công chứng. Đồng thời, các tổ chức hành nghề công chứng được yêu cầu tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng chữ ký số, số hóa hồ sơ và chuẩn bị các điều kiện triển khai công chứng điện tử theo Luật Công chứng năm 2024.

Tuy nhiên, hiện nay hoạt động công chứng vẫn còn một số tồn tại, như: công chứng ngoài trụ sở có trường hợp chưa đúng quy định; việc chụp ảnh trong hồ sơ công chứng chưa bảo đảm yêu cầu; vẫn còn tình trạng thực hiện chứng thực chữ ký đối với các văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch chưa phù hợp với quy định pháp luật; việc chuyển đổi văn bản công chứng giấy sang văn bản công chứng điện tử và sửa lỗi kỹ thuật ở một số nơi chưa thực hiện đầy đủ, đúng quy định...

Để đẩy nhanh tiến độ số hóa, Sở Tư pháp đề nghị Hội Công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng tập trung thực hiện hiệu quả “Chiến dịch 100 ngày hoàn thành số hóa hồ sơ, chuyển đổi và cập nhật dữ liệu công chứng từ năm 2020 đến nay”. Theo đó, từ ngày 15/8 đến 22/11/2026, các tổ chức hành nghề công chứng phấn đấu hoàn thành số hóa hồ sơ phát sinh từ ngày 1/1/2020 đến nay, bảo đảm đầy đủ, chính xác, đồng bộ và an toàn.

Từ ngày 1/10 đến 31/12/2026, các tổ chức tiếp tục chuyển đổi, cập nhật, đồng bộ dữ liệu công chứng vào cơ sở dữ liệu công chứng tập trung theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp. Đây là những nhiệm vụ quan trọng nhằm từng bước xây dựng nền hành chính tư pháp hiện đại, chuyên nghiệp, nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp.

Bài và ảnh: Linh Hương