Nỗ lực số hóa hộ tịch trên nền cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Xác định nhiệm vụ số hóa sổ hộ tịch (SHT) là rất quan trọng để xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch (DLHT) điện tử, những năm qua Sở Tư pháp đã tích cực phối hợp với các cơ quan, ban, ngành đẩy mạnh cập nhật, số hóa DLHT nhằm hoàn thiện dữ liệu dân cư bảo đảm “đúng, đủ, sạch, sống”.

Công chức tư pháp - hộ tịch xã Yên Nhân (Thường Xuân) giải quyết thủ tục hộ tịch cho người dân. Ảnh: Tô Dung

Hoàn thành số hóa DLHT

Xuất phát từ thực tế, việc số hóa DLHT mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho người dân, cán bộ quản lý Nhà nước và đặc biệt đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và vận hành Chính phủ điện tử; góp phần bảo quản hồ sơ, DLHT dễ dàng, hạn chế hư hại về mặt vật lý; tiết kiệm không gian, chi phí, nguồn nhân lực và phải lưu trữ số lượng lớn hồ sơ hàng năm; truy xuất dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng, không tốn nhiều thời gian tìm hồ sơ gốc, từ đó giảm thời gian giải quyết các thủ tục hành chính... Ngày 20/6/2023, UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch 168/KH-UBND thực hiện nhập DLHT trên nền cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC) trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

Để hướng dẫn các đơn vị, địa phương triển khai Kế hoạch 168/KH-UBND kịp thời, đồng bộ, Sở Tư pháp, Công an tỉnh đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ, giải pháp kỹ thuật để các đơn vị, địa phương triển khai thực hiện nhập DLHT trên nền CSDLQGVDC. Đồng thời, Sở Tư pháp đã hướng dẫn UBND các huyện, thị xã, thành phố rà soát và tổng hợp số trường hợp đăng ký hộ tịch lưu tại 9 loại SHT (đăng ký khai sinh; đăng ký kết hôn; đăng ký khai tử; đăng ký nuôi con nuôi; đăng ký nhận cha, mẹ, con; đăng ký giám hộ; đăng ký chấm dứt giám hộ; đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân), với tổng số trường hợp đăng ký hộ tịch phải nhập dữ liệu trên nền CSDLQGVDC tại 24 huyện, thị xã, thành phố (trừ 3 huyện Quảng Xương, Bá Thước và Thọ Xuân thực hiện cập nhật dữ liệu và số hóa hộ tịch theo Quyết định 4624/QĐ-UBND ngày 23/12/2022 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết số hóa DLHT tại 3 huyện Quảng Xương, Thọ Xuân, Bá Thước) là 2.343.764 trường hợp.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện nhập DLHT, phần mềm nhập liệu xây dựng trên nền CSDLQGVDC chỉ nhập liệu được các trường hợp đăng ký hộ tịch tại 4 loại SHT (đăng ký khai sinh; đăng ký kết hôn; đăng ký khai tử; đăng ký nuôi con nuôi), với tổng sô 2.084.983 trường hợp.

Tính đến ngày 31/12/2023, 100% các huyện, thị xã, thành phố đã hoàn thành việc nhập DLHT trên nền CSDLQGVDC, với số DLHT đã nhập là 2.130.809 trường hợp.

Tập trung cao độ

Để đạt được kết quả trên, thời gian qua phòng tư pháp các huyện, thị xã, thành phố đã tham mưu cho UBND cùng cấp ban hành kế hoạch triển khai cập nhật, số hóa DLHT từ SHT giấy đang lưu trữ tại các cơ quan đăng ký hộ tịch vào hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch.

Tại huyện Yên Định, sau khi rà soát có 153.825 trường hợp đăng ký hộ tịch (từ ngày 31/10/2019 trở về trước), trong đó có 114.839 trường hợp đăng ký hộ tịch phải nhập vào CSDLQGVDC. Đồng chí Trịnh Hồng Sơn, Trưởng Phòng Tư pháp huyện Yên Định, cho biết: Trên cơ sở Kế hoạch 168 của UBND tỉnh, UBND huyện Yên Định đã ban hành Kế hoạch số 126/KH-UBND ngày 22/6/2023 thực hiện nhập DLHT trên nền CSDLQGVDC trên địa bàn huyện Yên Định, đồng thời tổ chức triển khai đến tất cả các xã, thị trấn nhằm tập trung nguồn lực để tiến hành nhập DLHT từ các SHT đang được lưu trữ tại phòng tư pháp và UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện trên Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp và CSDLQGVDC để làm cơ sở cho việc đồng bộ, làm sạch DLHT điện tử và DLQGVDC, đảm bảo đầy đủ, đúng tiến độ.

Sau khi triển khai kế hoạch, 100% các xã, thị trấn đã thành lập tổ nhập DLHT, tập trung rà soát các trường hợp đăng ký hộ tịch tại 4 loại SHT, sau đó tranh thủ thời gian để thực hiện nhập dữ liệu trên phần mềm nhập liệu thông tin do Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội (C06) - Bộ Công an xây dựng trên nền CSDLQGVDC. Tính đến ngày 31/12/2023, huyện đã nhập dữ liệu đạt tỷ lệ 100%.

Tại thị xã Nghi Sơn có 195.195 trường hợp đăng ký hộ tịch, trong đó có 86.729 trường hợp đăng ký hộ tịch phải nhập vào DLHT, đến nay tỷ lệ nhập dữ liệu của thị xã đạt 100%. Đồng chí Lê Hồng Thanh, Trưởng Phòng Tư pháp thị xã Nghi Sơn, chia sẻ: Thị xã đã tập trung nguồn lực để tiến hành nhập dữ liệu từ các SHT đang được lưu trữ tại phòng tư pháp; chỉ đạo UBND các xã, phường ban hành kế hoạch, thành lập tổ, phân công nhiệm vụ và thực hiện việc nhập dữ liệu; phối hợp với công an cấp xã, thị trấn thực hiện nhập DLHT trên nền CSDLQGVDC. Thành lập đoàn kiểm tra liên ngành kiểm tra tại 31/31 xã, phường trên địa bàn thị xã... Đến cuối năm 2023, công tác nhập DLHT lên CSDLQGVDC trên địa bàn thị xã đã hoàn thành đúng kế hoạch được giao. Thị xã dự kiến trong năm 2024 sẽ hoàn thành việc nhập DLHT vào phần mềm hộ tịch (5 loại SHT còn lại).

Qua tìm hiểu chúng tôi được biết, thời gian qua không chỉ thị xã Nghi Sơn, huyện Yên Định tập trung cao độ cho công tác số hóa SHT mà nhiều huyện, thị xã, thành phố đã quan tâm chỉ đạo, hoàn thành sớm việc nhập DLHT trên CSDLQGVDC, như: TP Thanh Hóa, các huyện Nga Sơn, Hoằng Hóa, Đông Sơn, Cẩm Thủy...

Vẫn còn nhiều khó khăn

Bên cạnh kết quả đạt được, theo phản ánh của các địa phương, việc nhập DLHT trên CSDLQGVDC vẫn còn nhiều khó khăn. Công chức tư pháp - hộ tịch xã Vạn Xuân (Thường Xuân) Hà Văn Bằng, trao đổi với chúng tôi: Qua rà soát toàn xã có 4.300 trường hợp đăng ký hộ tịch cần số hóa theo 4 loại SHT. Trong quá trình thực hiện, cán bộ cơ sở gặp nhiều khó khăn như mạng viễn thông không ổn định, cả xã có 1 máy scan nên phải đợi chờ nhau để sử dụng. Khó khăn nhất hiện nay của xã miền núi trong việc sử dụng dịch vụ công để đăng ký hộ tịch đó là bà con không có tài khoản dịch vụ công, sử dụng nhiều sim điện thoại không chính chủ, không có địa chỉ gmail, không có tài khoản ngân hàng... nên công chức tư pháp - hộ tịch phải mất rất nhiều thời gian hướng dẫn bà con thực hiện, thậm chí phải làm thay cho bà con nên mất nhiều thời gian mới hoàn thành được thủ tục hành chính.

Công chức tư pháp - hộ tịch xã Xuân Minh (Thọ Xuân) xử lý hồ sơ hộ tịch trên cổng dịch vụ công.

Cũng như xã Vạn Xuân, công tác số hóa hộ tịch ở các xã, phường trên địa bàn thị xã Nghi Sơn cũng gặp nhiều khó khăn. Trưởng Phòng Tư pháp thị xã Nghi Sơn Lê Hồng Thanh cho biết thêm: Có nhiều SHT không ghi đầy đủ thông tin như năm sinh, dân tộc, số căn cước công dân... dẫn đến khó khăn việc nhập liệu hộ tịch. Số lượng trang thiết bị, máy móc còn thiếu, đường truyền dữ liệu dân cư không ổn định, thường xuyên mất mạng, mất kết nối, một số trường hợp thông tin chưa đúng với dữ liệu dân cư của địa phương, một số mục không nhập thay đổi được gây khó khăn cho tiến độ thực hiện. Thành viên các tổ nhập liệu chủ yếu kiêm nhiệm vừa thực hiện công tác chuyên môn vừa thực hiện phối hợp nhập liệu, đồng thời các cán bộ thực hiện cũng chưa được tập huấn đối với công tác này nên ảnh hưởng không nhỏ đến việc nhập liệu tại các xã, phường.

Trước những khó khăn từ cơ sở, Trưởng Phòng Tư pháp huyện Yên Định Trịnh Hồng Sơn kiến nghị: Để hoàn thành việc thực hiện nhập 5 loại dữ liệu hộ tịch tại 5 loại SHT theo Quy trình số 1292/HTQTCT-QLHC ngày 20/12/2022 của Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực (Bộ Tư pháp) và Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (Bộ Công an) về việc thực hiện nhập DLHT từ SHT trên nền CSDLQGVDC rất cần các cấp, các ngành quan tâm bố trí nguồn kinh phí cho cơ sở, hướng dẫn giải pháp xử lý đối với số liệu hộ tịch đã nhập trên phần mềm hộ tịch, tiếp tục nhập trên nền CSDLQGVDC. Quá trình nhập, có những trường hợp thông tin hộ tịch của công dân khác với thông tin trong CSDLQGVDC; phát sinh các bộ hồ sơ bị trùng trong sổ đăng ký khai sinh; nhiều hồ sơ bị mục nát, thông tin không còn rõ ràng đề nghị có hướng dẫn cụ thể để khắc phục trong quá trình nhập dữ liệu...

Bài và ảnh: Tô Dung