Gỡ khó để vận hành trơn tru

Sau hơn 4 tháng vận hành, Trung tâm Phục vụ hành chính công (PVHCC) các xã, phường đã nỗ lực thích ứng để giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) cho tổ chức, công dân được hiệu quả. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động của Trung tâm PVHCC cấp xã vẫn còn nhiều khó khăn cần sớm được khắc phục, để chính quyền địa phương 2 cấp đem lại hiệu quả như mong muốn.

Công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Hạc Thành giải quyết thủ tục hành chính cho công dân.

Là đô thị trung tâm của cả tỉnh, Trung tâm PVHCC phường Hạc Thành được sử dụng toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất bộ phận “một cửa” khang trang, rộng rãi của TP Thanh Hóa (cũ). Song, đây là phường có dân số đông nhất tỉnh (hơn 197.000 người) và có nhiều doanh nghiệp hoạt động nên khó khăn lớn nhất ở Hạc Thành là lượng hồ sơ TTHC tiếp nhận và giải quyết rất lớn. Bình quân mỗi tháng, Trung tâm PVHCC phường Hạc Thành tiếp nhận và xử lý từ 4.500 - 5.000 hồ sơ TTHC. Số lượng hồ sơ nhiều mà cán bộ, công chức chỉ có 12 người nên thường xuyên phải làm thêm giờ và làm cả ngày nghỉ. Người dân vì phải chờ đợi lâu, dẫn đến có lúc bức xúc là khó tránh khỏi.

Để giảm áp lực cho cán bộ, công chức và nâng cao chất lượng phục vụ Nhân dân, mới đây, UBND phường Hạc Thành đã có công văn gửi UBND tỉnh về việc xin bố trí thêm điểm tiếp nhận hồ sơ hành chính. UBND tỉnh đã có văn bản thống nhất với đề xuất của phường Hạc Thành về việc bố trí thêm địa điểm tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả của Trung tâm PVHCC phường tại Trung tâm PVHCC tỉnh, dự kiến sẽ thực hiện vào cuối tháng 11/2025. Đây sẽ là giải pháp quan trọng để Hạc Thành thực hiện tốt hơn mục tiêu phục vụ tổ chức, công dân.

Khác với Hạc Thành, sau khi sáp nhập, Trung tâm PVHCC phường Nguyệt Viên tận dụng lại cơ sở vật chất từ bộ phận “một cửa” của phường Hoằng Quang (cũ). Trước đây, bộ phận “một cửa” này chỉ phục vụ cho tổ chức, công dân phường Hoằng Quang, nhưng sau sáp nhập phải phục vụ tổ chức, công dân của 4 phường nên khá chật chội. Chị Đỗ Thị Trang, Phó Giám đốc Trung tâm PVHCC phường Nguyệt Viên, cho biết: “Ngoài khó khăn về cơ sở vật chất thì hiện nay nhiều người dân, nhất là người cao tuổi không sử dụng diện thoại thông minh, không sử dụng máy tính, chưa cài đặt ứng dụng VNeID mức độ 2 hoặc đã cài nhưng lại quên mật khẩu nên công chức trung tâm phải mất nhiều thời gian hướng dẫn khi thực hiện dịch vụ công trực tuyến. Nhiều người dân khi đến nộp hồ sơ, được công chức tạo tài khoản và hướng dẫn các bước nộp hồ sơ trực tuyến nhưng họ ngại tiếp thu và muốn được cán bộ, công chức phường phải làm thay. Ngoài ra, việc gửi mã OTP để xác nhận việc thực hiện TTHC nhiều khi còn chậm; nhiều lúc hệ thống mạng bị nghẽn, công chức phải nhập lại hồ sơ từ đầu mất rất nhiều thời gian”.

Tại hội nghị tập huấn nghiệp vụ sử dụng Cổng dịch vụ công quốc gia và Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh cho hơn 1.000 cán bộ, công chức, viên chức UBND xã và Trung tâm PVHCC 97 xã, phường diễn ra vừa qua, Giám đốc Trung tâm PVHCC tỉnh Nguyễn Tuấn Hòa đã nêu rõ những hạn chế, vướng mắc trong thực hiện đó là: Nhiều xã, phường có hồ sơ giải quyết quá hạn do cán bộ, công chức chậm trễ trong việc tham mưu xử lý hồ sơ hoặc chậm cập nhật kết quả giải quyết trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh. Ở một số xã, phường, công chức, viên chức chưa thực hiện việc khai thác, sử dụng thông tin về cư trú của công dân trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đã kết nối với Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh để giải quyết TTHC, mà vẫn yêu cầu người dân xuất trình giấy xác nhận thông tin về cư trú, thông báo số định danh cá nhân; tình trạng yêu cầu thêm các giấy tờ ngoài quy định vẫn diễn ra.

Đối với những hồ sơ yêu cầu bổ sung hoặc trả lại cho người dân, doanh nghiệp vì chưa đủ điều kiện giải quyết, nhiều địa phương xử lý, trả lời chưa đúng quy định. Cụ thể như việc để hồ sơ đã quá hạn mới ban hành văn bản trả lại hồ sơ; công văn trả lại hồ sơ với lý do công dân xin rút nhưng trên hệ thống không có đơn xin rút của công dân; không có văn bản trả lời của đơn vị đồng ý cho công dân rút hồ sơ; văn bản trả lại hồ sơ chưa được đóng dấu theo quy định... Đối với việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC, vẫn còn nhiều địa phương thực hiện chưa đúng quy định. Đặc biệt, qua theo dõi trên Hệ thống phản hồi Thanh Hóa, không ít phường, xã trả lời công dân chưa phù hợp, không cụ thể, không rõ ràng.

Để giúp Trung tâm PVHCC cấp xã vận hành ổn định, thông suốt, thời gian qua, Trung tâm PVHCC tỉnh đã phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức nhiều đợt tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức về tiếp nhận và xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh; hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến, thanh toán trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia; xây dựng đầy đủ các eForm điện tử để tạo thuận lợi cho người dân nộp hồ sơ trực tuyến được nhanh chóng, dễ dàng. Trung tâm PVHCC tỉnh cũng đã rà soát danh mục TTHC cấp tỉnh, cấp xã, bảo đảm chính xác và chuẩn hóa về TTHC; đồng thời công khai danh sách cán bộ, công chức của trung tâm để sẵn sàng hướng dẫn các địa phương xử lý những tình huống phát sinh được kịp thời.

Với sự hỗ trợ tích cực của Trung tâm PVHCC tỉnh, cùng tâm thế chủ động học hỏi của đội ngũ cán bộ, công chức Trung tâm PVHCC các phường, xã, những khó khăn, vướng mắc sẽ tiếp tục được tháo gỡ, để mô hình chính quyền địa phương 2 cấp không chỉ vận hành trơn tru, mà còn tạo dựng được niềm tin với người dân.

Bài và ảnh: Tố Phương