Hộ kinh doanh trước những thay đổi trong quản lý thuế

Từ ngày 1/1/2026, phương pháp thuế khoán được xóa bỏ, thay bằng cơ chế quản lý thuế theo kê khai, tính và nộp thuế. Thay đổi này không chỉ tác động đến cách thực hiện nghĩa vụ thuế mà còn đặt ra yêu cầu mới trong tổ chức hoạt động kinh doanh. Tại Thanh Hóa, mỗi hộ đang thích ứng theo cách riêng, song đều hướng tới việc ghi nhận đầy đủ doanh thu, theo dõi giao dịch và chủ động quản lý số liệu.

Hoạt động bán hàng, phục vụ khách tại cửa hàng tạp hóa Ngọc Mai, xã Hoằng Châu.

Tại cửa hàng thời trang Mermaid trên đường Lê Hoàn, phường Hạc Thành, việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng đã được triển khai từ trước. Tuy nhiên, khi phương thức quản lý thuế thay đổi, dữ liệu phục vụ hoạt động kinh doanh hằng ngày càng trở nên quan trọng. Đặc thù kinh doanh thời trang là hàng hóa đa dạng về mẫu mã, kích cỡ, màu sắc; liên tục có sản phẩm mới, hàng tồn từ mùa trước và các chương trình giảm giá. Ngoài bán trực tiếp, cửa hàng còn nhận đơn qua facebook. Nếu không kiểm soát tập trung, doanh thu giữa các kênh và tình trạng hàng hóa có thể bị phân tán, gây khó khăn khi tổng hợp.

Chị Đỗ Lan Chi, quản lý cửa hàng cho biết: “Phần mềm đang được sử dụng để theo dõi hàng nhập, hàng bán, hàng tồn, chương trình giảm giá và doanh thu. Nhờ dữ liệu được cập nhật trên hệ thống, cửa hàng thuận tiện hơn trong kiểm soát hoạt động. Tuy vậy, yêu cầu hiện nay không chỉ là nắm mặt hàng bán chạy hay doanh thu mỗi ngày, mà còn phải bảo đảm thông tin được ghi nhận đầy đủ, có thể tổng hợp, đối chiếu khi kê khai thuế. Từ công cụ hỗ trợ bán hàng, phần mềm trở thành phương tiện quan trọng giúp cửa hàng quản lý kinh doanh minh bạch hơn".

Nếu Mermaid đã có nền tảng công nghệ thì tại cửa hàng tạp hóa Ngọc Mai, xã Hoằng Châu, sự thay đổi thể hiện rõ ở việc chuyển từ ghi chép thủ công sang sử dụng phần mềm. Trước đây, doanh thu, hàng nhập và các khoản chi chủ yếu được chủ cửa hàng theo dõi bằng sổ tay. Cách làm này phù hợp với quy mô kinh doanh gia đình, nhưng gây bất tiện khi cần tìm kiếm, phân loại và đối chiếu số liệu.

Hiện cửa hàng cũng đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý. Do kinh doanh nhiều mặt hàng thiết yếu, có lượng giao dịch lớn mỗi ngày và thường xuyên nhập hàng từ các nhà cung cấp, cửa hàng phải cập nhật dữ liệu bán hàng, hàng hóa đầy đủ, kịp thời. Theo chị Nguyễn Ngọc Mai, chủ cửa hàng, khó khăn chủ yếu là làm quen với phần mềm và tổng hợp doanh thu. Từ thói quen ghi sổ, chị phải học cách cập nhật, phân loại thông tin phục vụ theo dõi, kê khai, trong khi vẫn trực tiếp đảm nhiệm hầu hết công việc kinh doanh. Thách thức không chỉ nằm ở thao tác công nghệ mà còn ở việc hình thành thói quen quản lý số liệu bài bản.

Ở lĩnh vực ăn uống, nhà hàng Lan Ngan trên đường Hàng Than, phường Hạc Thành cho thấy một khía cạnh khác của quá trình chuyển đổi. Nhà hàng đã sử dụng máy tính tiền và xuất hóa đơn điện tử cho khách. Với các hình thức phục vụ tại chỗ, đặt bàn và mua mang về, doanh thu phát sinh qua cả tiền mặt lẫn chuyển khoản. Vì vậy, nhà hàng phải kiểm soát từng giao dịch, đối chiếu đơn hàng, hóa đơn và khoản thanh toán tương ứng. Các khoản thu bằng tiền mặt cần được cập nhật đầy đủ; tiền chuyển khoản phải khớp với đơn hàng để tránh nhầm lẫn, bỏ sót doanh thu. Máy tính tiền và hóa đơn điện tử không chỉ đáp ứng yêu cầu xuất hóa đơn mà còn giúp nhà hàng theo dõi hoạt động kinh doanh theo từng giao dịch, thay vì chỉ căn cứ vào tổng thu cuối ngày.

Từ ba mô hình kinh doanh có thể thấy, những thay đổi trong quản lý thuế đang tác động sâu hơn đến phương thức vận hành của hộ kinh doanh. Cửa hàng thời trang phải kiểm soát hàng tồn, hàng giảm giá và doanh thu từ nhiều kênh; tiệm tạp hóa chuyển từ ghi chép thủ công sang quản lý bằng phần mềm; nhà hàng chú trọng hơn đến việc kiểm soát từng giao dịch, phương thức thanh toán và hóa đơn. Điểm chung là người kinh doanh phải chủ động nắm bắt hoạt động của mình thông qua số liệu cụ thể, thay vì chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và thói quen như trước.

Theo Nghị quyết số 198/2025/QH15 của Quốc hội, từ ngày 1/1/2026, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không áp dụng phương pháp khoán thuế. Nghị định số 68/2026/NĐ-CP quy định cụ thể chính sách thuế và quản lý thuế đối với nhóm này. Đáng chú ý, Nghị định số 141/2026/NĐ-CP nâng mức doanh thu không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân lên 1 tỷ đồng/năm. Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Các quy định hướng tới quản lý sát doanh thu thực tế, đồng thời xác định nghĩa vụ thuế phù hợp với quy mô hoạt động.

Để chính sách đi vào thực tiễn, bên cạnh sự chủ động của người kinh doanh, cơ quan thuế cần tăng cường tuyên truyền, hướng dẫn theo từng ngành nghề và quy mô. Với hộ đã ứng dụng công nghệ, cần hướng dẫn khai thác, tổng hợp và đối chiếu dữ liệu; với hộ còn hạn chế kỹ năng số, cần hỗ trợ sử dụng phần mềm, lập sổ sách, lưu trữ chứng từ và thực hiện kê khai. Hướng dẫn cụ thể sẽ giúp người nộp thuế giảm lúng túng, thực hiện đúng quy định.

Từ bỏ thuế khoán, chuyển sang quản lý bằng kê khai và dữ liệu không chỉ thay đổi chính sách thuế mà còn thúc đẩy hộ kinh doanh đổi mới phương thức quản lý. Theo dõi rõ doanh thu, chi phí và giao dịch giúp các hộ chủ động thực hiện nghĩa vụ thuế, kiểm soát hiệu quả hoạt động, từng bước hướng tới kinh doanh minh bạch, chuyên nghiệp hơn.

Bài và ảnh: Chi Phạm