Hợp đồng điện tử: Ích lợi doanh nghiệp cần nắm bắt

Theo Sách trắng thương mại điện tử Việt Nam 2023, cả nước hiện đã có 41% doanh nghiệp (DN) có sử dụng hợp đồng điện tử trong giao dịch. Tuy nhiên, tại Thanh Hóa, tỷ lệ DN nắm bắt, sử dụng hợp đồng điện tử để ký kết, thực hiện các giao dịch còn rất khiêm tốn. Trong xu thế tất yếu và từ hiệu quả, ích lợi mà hợp đồng điện tử mang lại, các DN cần hiểu đúng và nhanh chóng tìm hiểu, nắm bắt, tận dụng triệt để hình thức giao dịch này.

Hợp đồng điện tử được thực hiện hoàn toàn trên môi trường mạng, giúp DN tiết kiệm chi phí và thuận lợi cho hoạt động lưu trữ, tra cứu (Ảnh minh họa).

Công ty TNHH An Hiểu Minh (TP Thanh Hóa) hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ kế toán thuế cho các DN, với số lượng hàng trăm hợp đồng/tháng. Từ cuối năm 2022, DN đã triển khai sử dụng hợp đồng điện tử thay cho hợp đồng giấy để thuận tiện cho việc thực hiện giao dịch và tiết kiệm chi phí. Theo đại diện DN, với hợp đồng giấy trước đây, việc ký kết hợp đồng sẽ khiến cả hai bên mất nhiều thời gian, chi phí, nhân sự đi lại, gặp gỡ, trao đổi thống nhất các điều khoản. Còn hiện nay, hợp đồng được 2 bên soạn thảo, trao đổi, thống nhất ngay trên môi trường mạng nên thuận tiện hơn rất nhiều. Việc lưu trữ, tra cứu danh mục cũng rất dễ dàng. Giám đốc DN có thể ký kết hợp đồng ở bất kỳ nơi nào mà không phải chờ đợi có mặt tại trụ sở DN. Hiện nay, DN đã triển khai 100% hợp đồng điện tử trong giao dịch thương mại.

Theo VNPT Thanh Hóa, thông qua sự hỗ trợ của các phương tiện công nghệ hiện đại, hợp đồng điện tử mang lại nhiều tiện ích và tối ưu hóa trong hoạt động quản trị kinh doanh. Theo đó, sử dụng hợp đồng điện tử sẽ giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu lợi nhuận từ tiết kiệm chi phí như in ấn, di chuyển để ký kết hợp đồng, nhân sự quản lý hợp đồng; tiết kiệm thời gian...

Ngoài ra, việc sử dụng hợp đồng điện tử còn có tính minh bạch cao bởi các nội dung đều được diễn ra trên môi trường online; việc cập nhật thông tin được ghi lại lịch sử chỉnh sửa; việc lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng; đồng thời khắc phục được các rào cản về địa lý, dịch bệnh, thời tiết và thúc đẩy giao thương quốc tế.

Trao đổi về những quy định của pháp luật đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử, Giám đốc Trung tâm Tin học và Công nghệ số, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công Thương Lê Đức Anh cho biết: Các quy định làm cơ sở pháp lý cho hợp đồng điện tử đã khá rõ ràng và được quy định trong Luật Giao dịch điện tử 2023 (thay thế Luật Giao dịch điện tử 2005), có hiệu lực từ ngày 1/7/2024. Theo đó, mặc dù được thiết lập và truyền dẫn dưới dạng thông điệp dữ liệu trên môi trường điện tử, nhưng theo Điều 38, Luật Giao dịch điện tử 2023 thì trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng văn bản giấy.

Đến nay, tỉnh Thanh Hóa có 21.000 DN đang hoạt động, trong đó có 90% là DN nhỏ và vừa. Việc chuyển đổi, sử dụng hợp đồng điện tử là một trong những nội dung quan trọng trong công tác chuyển đổi số của DN, hướng tới nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh trong bối cảnh nền kinh tế số. Tuy nhiên, theo Sở Thông tin và Truyền thông, nhiều DN nhỏ và vừa hiện vẫn chưa thấy rõ được nhu cầu, sự cần thiết phải chuyển đổi số nói chung hay chuyển đổi hợp đồng điện tử nói riêng. Đặc biệt, DN còn có tâm lý lo ngại về tính an toàn, bảo mật thông tin đối với loại hình này.

Theo Kế hoạch Chuyển đổi số năm 2024, tỉnh Thanh Hóa đặt mục tiêu có trên 50% DN sử dụng hợp đồng điện tử. Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi cần có sự chủ động từ phía DN, cùng sự đồng hành của cơ quan Nhà nước và các đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử.

Phó Chủ tịch, Tổng thư ký Hiệp hội DN tỉnh Đới Sỹ Nam cho biết: “Để tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt được, từng bước khắc phục những tồn tại, hạn chế; đồng thời thúc đẩy các hoạt động chuyển đổi số trong DN, góp phần phát triển kinh tế số của địa phương, tới đây Hiệp hội DN tỉnh sẽ đồng hành cùng cộng đồng DN trong lộ trình ứng dụng, chuyển đổi hợp đồng điện tử. Cùng với công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về chuyển đổi số nói chung và sử dụng hợp đồng điện tử nói riêng, thông qua công tác tư vấn, giới thiệu, hiệp hội sẽ cùng DN xác định các lộ trình chuyển đổi hợp đồng điện tử một cách phù hợp với trình độ, tài chính, từ đó giúp DN lựa chọn được giải pháp và đơn vị cung ứng phù hợp, thúc đẩy chuyển đổi số DN, hướng tới mục tiêu chuyển đổi số quốc gia".

Bài và ảnh: Bách Nguyên