Luật Hộ tịch - tạo bước đột phá trong lĩnh vực hộ tịch

Luật Hộ tịch được Quốc hội khóa XIII thông qua ngày 20-11-2014 và có hiệu lực thi hành từ ngày 1-1-2016. Sau 6 năm thực hiện Luật Hộ tịch trên địa bàn tỉnh, công tác đăng ký, quản lý hộ tịch đã đi vào nền nếp, tạo bước đột phá trong lĩnh vực hộ tịch.

Công chức tư pháp - hộ tịch xã Quảng Lưu (Quảng Xương) giải quyết thủ tục hộ tịch cho người dân.

Một ngày tháng 9, chúng tôi có mặt tại phòng một cửa UBND thị trấn Ngọc Lặc (Ngọc Lặc) trong lúc công chức tư pháp - hộ tịch Lê Hồng Nhung đang hướng dẫn người dân kê khai các thông tin, nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý hộ tịch. Tranh thủ chút thời gian rảnh rỗi, chị Nhung chia sẻ: Từ khi triển khai thi hành Luật Hộ tịch đến nay, người dân trên địa bàn thị trấn đã có ý thức hơn với các vấn đề liên quan đến hộ tịch. Trước đây, việc khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn không được người dân chú trọng dẫn đến nhiều trường hợp chậm đăng ký khai sinh, gia đình có người mất không chịu đi làm thủ tục khai tử nhưng nay tình trạng trên đã giảm rõ rệt. Tình từ 1-1-2020 đến 29-8-2022, thị trấn Ngọc Lặc đã thực hiện đăng ký khai sinh cho 866 trường hợp, đăng ký kết hôn cho 327 cặp vợ chồng, khai tử cho 1.047 trường hợp...

Để có kết quả trên, ngay sau khi Luật Hộ tịch có hiệu lực, UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch số 47/KH-UBND triển khai thi hành Luật Hộ tịch trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa. Theo đó, Sở Tư pháp và UBND các huyện, thị xã, thành phố đã ban hành kế hoạch triển khai thi hành Luật Hộ tịch trên địa bàn một cách thống nhất, đồng bộ và đầy đủ theo đúng quy định. Trong đó, công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Hộ tịch, các văn bản quy định chi tiết thi hành được tỉnh Thanh Hóa triển khai đồng bộ dưới nhiều hình thức, như: Tổ chức các hội nghị tập huấn, phát tờ rơi, tờ gấp, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng, loa truyền thanh của các xã, phường, thị trấn; tủ sách pháp luật, các cuộc họp tổ dân phố, niêm yết công khai trình tự thủ tục về hộ tịch tại UBND các cấp, thông qua các hội thi... Bên cạnh đó, UBND cấp huyện và cấp xã đã bố trí 915 công chức tư pháp - hộ tịch làm công tác tư pháp. Để đội ngũ công chức tư pháp có thêm kỹ năng, nghiệp vụ làm công tác tư pháp - hộ tịch, từ năm 2015 đến nay, hàng năm Sở Tư pháp đều tổ chức 4 lớp tập huấn nghiệp vụ cho hơn 1.400 người là công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã, cấp huyện và chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND cấp xã trên địa bàn toàn tỉnh. Qua các hội nghị tập huấn, những khó khăn, vướng mắc trong thực hiện công tác hộ tịch đã được tháo gỡ, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của công chức tư pháp - hộ tịch được nâng lên, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hộ tịch trên địa bàn tỉnh được thực hiện sớm. Trước khi triển khai phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp, Thanh Hóa đã triển khai ứng dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch do Công ty Misa cung cấp. Đến tháng 11-2019, tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa đều triển khai thực hiện đăng ký và quản lý hộ tịch trên phần mềm dùng chung của Bộ Tư pháp. Việc ứng dụng phần mềm hộ tịch đã tạo điều kiện thuận lợi, giảm thời gian, thao tác cho công chức tư pháp - hộ tịch trong việc báo cáo thống kê số liệu, in ấn bản chính, bản sao, trích lục hộ tịch...

Về việc số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh, đến nay UBND cấp huyện, xã mới chỉ tạo lập được các file dữ liệu hộ tịch và thực hiện nhập dữ liệu được trên 500.000 trường hợp đăng ký hộ tịch, còn việc scan/chụp các trang sổ hộ tịch gốc để cập nhật vào “Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch” thì các huyện, xã chưa thực hiện được. Hiện nay, trên địa bàn tỉnh cũng đã triển khai thực hiện việc đăng ký hộ tịch trực tuyến mức độ 3 đối với 3 loại việc: Đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử và đăng ký kết hôn; đang triển khai thực hiện 2 thủ tục hành chính liên thông gồm: Thủ tục hành chính về đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi; liên thông đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, trợ cấp mai táng phí. Kết quả, tính từ ngày 1-1-2016 đến ngày 30-6-2022, trên địa bàn tỉnh đã đăng ký khai sinh 586.741 trường hợp; đăng ký khai tử 137.519 trường hợp; đăng ký kết hôn 148.243 cặp vợ chồng; các loại hộ tịch khác là 169.380 việc.

Qua đánh giá của Sở Tư pháp, sau 6 năm thực hiện Luật Hộ tịch trên địa bàn tỉnh, công tác đăng ký, quản lý hộ tịch đã đi vào nền nếp. Các sự kiện hộ tịch phát sinh trên địa bàn tỉnh được đăng ký và giải quyết kịp thời theo quy định của Luật Hộ tịch. Sổ hộ tịch, hồ sơ được lưu trữ đầy đủ, các thủ tục hành chính được thực hiện thông qua phần mềm hộ tịch, giúp cho việc giải quyết được nhanh gọn. Người dân trên địa bàn tỉnh đã nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của giấy tờ hộ tịch nên đã tự giác đi đăng ký các sự kiện hộ tịch phát sinh đúng thời gian quy định của pháp luật, hạn chế tình trạng khai sinh, khai tử quá hạn. Đồng thời, cũng hạn chế được tình trạng tùy tiện sửa chữa, thêm, bớt các thông tin vào giấy tờ hộ tịch.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện các quy định của pháp luật về hộ tịch vẫn còn một bộ phận công chức, người dân chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác đăng ký, quản lý hộ tịch. Một bộ phận công chức làm công tác hộ tịch ở cấp xã còn hạn chế về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Công chức làm công tác hộ tịch tuy đã được quan tâm bố trí, nhưng tại một số địa phương, phòng tư pháp chỉ được bố trí 2 công chức. Đối với cấp xã, một số đơn vị có số dân đông, nhu cầu đăng ký hộ tịch lớn nhưng chỉ được bố trí 1 công chức tư pháp - hộ tịch, trong khi đó nhiệm vụ của công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã ngày càng nhiều. Cơ sở vật chất phục vụ công tác hộ tịch tuy đã được trang bị nhưng ở một số đơn vị cấp xã, nhất là ở vùng miền núi vẫn còn hạn chế, vẫn có nơi công chức tư pháp - hộ tịch dùng chung một máy tính với công chức khác, phòng làm việc, khu vực lưu trữ chưa đảm bảo... điều này ảnh hưởng tới công tác chuyên môn.

Bên cạnh đó, Thanh Hóa là tỉnh có địa bàn rộng, nhiều xã miền núi, vùng sâu, vùng xa, biên giới, trình độ dân trí một bộ phận dân cư, cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu của việc thực hiện Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến như: Mạng internet yếu, máy tính phục vụ cho hoạt động chuyên môn đã cũ, cấu hình thấp dẫn đến việc thao tác đăng ký các sự kiện hộ tịch còn chậm. Đặc biệt, việc cấp số định danh cá nhân cho trẻ em dưới 6 tuổi khi đăng ký khai sinh vẫn còn nhiều trường hợp chậm, làm ảnh hưởng đến việc trả kết quả cho công dân khi thực hiện thủ tục hành chính, liên thông đăng ký thường trú và cấp thẻ BHYT. Việc giao cho UBND cấp xã thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch có nhiều khó khăn do công chức tư pháp - hộ tịch phải đảm nhận khối lượng công việc lớn (từ 12 đến 16 đầu việc), trong khi đó trình độ, năng lực, kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện số hóa còn hạn chế; cơ sở vật chất để thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu đã cũ, cấu hình máy tính thấp nên việc thực hiện chậm; các đơn vị không có máy scan trang bị riêng cho việc số hóa, trong khi sổ hộ tịch dày (có loại 100 đến 200 trang), có loại khổ A3 nên việc scan trang sổ hộ tịch để cập nhật vào “Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch” không thực hiện được. UBND cấp huyện, xã không bố trí được kinh phí cho việc số hóa dữ liệu hộ tịch theo quy định...

Để Luật Hộ tịch thực sự phát huy hiệu quả tại cơ sở, Sở Tư pháp đang đề nghị Bộ Tư pháp quan tâm nâng cấp hệ thống phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch để giảm bớt tình trạng quá tải, chậm cấp số định danh cá nhân. Có văn bản đề nghị UBND các tỉnh bố trí kinh phí, nguồn lực và căn cứ điều kiện, tình hình thực tiễn có thể giao Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan UBND cấp huyện thực hiện số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn toàn tỉnh. Nghiên cứu quy định UBND tỉnh được ủy quyền cho Giám đốc Sở Tư pháp có quyền ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ hộ tịch đăng ký không đúng quy định của UBND cấp huyện cho phù hợp với thực tế công tác quản lý hộ tịch.

Bài và ảnh: Ngân Hà