Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: Nhiều tiện ích cho người dân và doanh nghiệp

Thanh Hóa là một trong những tỉnh đầu tiên triển khai thực hiện dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) cấp tỉnh. Đây là bước tiến mới mang lại nhiều tiện ích thiết thực cho người dân và cán bộ, công chức trong giải quyết TTHC, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, đặc biệt là cải cách TTHC trên địa bàn tỉnh.

Công chức bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả UBND phường Trường Thi (TP Thanh Hóa) hướng dẫn công dân thực hiện dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

Trường Thi là phường có số hồ sơ chứng thực bản sao điện tử nhiều nhất trong 34 phường, xã của TP Thanh Hóa. Theo thống kê trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh Thanh Hóa, từ ngày 15/6 – 1/9/2024, phường Trường Thi đã thực hiện 1.533 bản chứng thực điện tử. So với bản giấy thì bản sao điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực không chỉ cho người dân, doanh nghiệp mà cho cả chính quyền các cấp. Anh Nguyễn Thành Trung, công chức tư pháp - hộ tịch UBND phường Trường Thi, cho biết: “Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính không phức tạp. Khi tổ chức, công dân thực hiện dịch vụ này, người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số, sau đó chuyển cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực. Đối với người dân, chỉ cần làm chứng thực một lần nhưng sử dụng được nhiều lần khác nhau. Nếu người dân không may làm mất bản chính thì bản sao điện tử vẫn có giá trị như bản chính và sử dụng lâu dài mà không cần phải cấp lại, vì bản sao điện tử đã được lưu trữ vào kho dữ liệu của mỗi công dân trên hệ thống. Đối với cán bộ, công chức, viên chức, việc giải quyết TTHC cũng thuận lợi hơn do bản sao đã được ký số, dễ dàng kiểm tra tính nguyên vẹn, chính xác để giải quyết cho thủ tục tiếp theo”.

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh Thanh Hóa nên người dân có thể sử dụng ở mọi lúc, mọi nơi. Anh Nguyễn Hữu Cường, thị trấn Kim Tân (Thạch Thành) đến làm chứng thực hộ chiếu tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả UBND phường Trường Thi cho biết: “Với bản sao được chứng thực điện tử, người dân chỉ mất chi phí thực hiện một lần, cho một bản chứng thực nhưng sử dụng được cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến, thay vì mỗi bộ hồ sơ phải có một bản chứng thực riêng như trước đây. Vì vậy, sẽ tiết kiệm được nhiều công sức, thời gian và chi phí thực hiện; công việc cũng được giải quyết nhanh gọn hơn, đem lại sự tiện lợi, hài lòng cho người dân, doanh nghiệp khi giải quyết TTHC”.

Từ 1/7/2020, toàn quốc bắt đầu thực hiện dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Sau khi các tỉnh, thành phố hoàn thiện xong hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp tỉnh, bảo đảm hoạt động thông suốt, Văn phòng Chính phủ đã ban hành Công văn số 6332/VPCP-KSTT về triển khai dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp tỉnh. Qua đó, tạo thuận lợi cho người dân và cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện như: cho phép thanh toán trực tuyến; cấp song song cả bản sao điện tử và bản giấy, trong đó bản sao điện tử được lưu về kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh, kết nối với kho quản lý dữ liệu điện tử của Cổng dịch vụ công quốc gia để chia sẻ, tái sử dụng.

Để việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thông suốt, hiệu quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Thanh Hóa đã nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh Thanh Hóa và phối hợp với Văn phòng Chính phủ, các đơn vị có liên quan đưa dịch vụ vào thực hiện trên hệ thống từ ngày 17/6/2024. Cùng với đó, trung tâm đã tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ phòng tư pháp UBND cấp huyện và công chức tư pháp - hộ tịch UBND cấp xã trên địa bàn toàn tỉnh. Sở Tư pháp, phòng pư pháp các huyện, thị xã, thành phố đã tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người dân và doanh nghiệp tích cực thực hiện. UBND cấp xã cũng tuyên truyền bằng nhiều hình thức như trực tiếp hướng dẫn; phổ biến khi tổ chức, công dân đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thực hiện các TTHC; lồng ghép qua họp thôn, tổ dân phố; qua hệ thống loa truyền thanh; mạng xã hội...

Với sự vào cuộc tích cực và trách nhiệm của các cấp, các ngành từ tỉnh đến phường, xã, từ ngày 17/6/2024 đến 1/10/2024, trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh Thanh Hóa đã phát sinh hơn 22.000 kết quả chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Việc sử dụng bản sao điện tử là một trong những nội dung quan trọng để thực hiện TTHC trên môi trường điện tử và là nguồn dữ liệu quan trọng, bảo đảm giá trị pháp lý được chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử để phục vụ tổ chức, công dân thực hiện TTHC, dịch vụ công trực tuyến.

Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Nguyễn Tuấn Hòa cho biết: “Chuyển đổi số đã và đang được đẩy mạnh thực hiện từ Trung ương đến các địa phương. Vì vậy, việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo Nghị định số 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ là một xu hướng tất yếu và được tỉnh Thanh Hóa đi đầu trong triển khai thực hiện. Khi sử dụng bản sao chứng thực điện tử, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các TTHC đã được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực và xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ. Đây là việc làm rất cần thiết trong giải quyết TTHC. Khi dịch vụ chứng thực bản sao điện tử được triển khai mạnh mẽ sẽ là “đòn bẩy” góp phần đưa Thanh Hóa bước gần hơn tới quá trình xây dựng chính quyền số. Vì vậy, ngoài sự nỗ lực của các cấp, các ngành, rất cần sự chung tay của người dân để Thanh Hóa sớm đạt được các mục tiêu đề ra”.

Bài và ảnh: Thu Vui