Bước tiến trong quản lý, thực hiện chính sách ưu đãi người có công

Số hóa hồ sơ người có công (NCC) là vấn đề lớn, có ý nghĩa quan trọng, giúp việc sắp xếp, lưu trữ văn bản, tài liệu một cách khoa học; khắc phục tình trạng mất mát, thất lạc hồ sơ, giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí trong việc bảo quản tài liệu, hồ sơ. Qua đó, góp phần nâng cao chất lượng quản lý, khai thác, giải quyết chính sách ưu đãi đối với NCC, đồng thời, thích ứng với thời đại công nghệ số.

Cán bộ Phòng Người có công (Sở LĐTB&XH) tra cứu hồ sơ.

Trước đây hồ sơ, tài liệu lưu trữ dạng giấy với nhiều chủng loại khác nhau, được lưu trữ bằng hình thức truyền thống như: Lưu theo nhóm đối tượng, theo từng xã, phường, thị trấn của huyện, thị xã, thành phố. Thông tin trên bìa hồ sơ được viết tay, sắp xếp trên giá, kệ cố định trong kho nên theo thời gian hồ sơ mục nát, mối mọt, chữ viết bị mờ khó đọc, sổ theo dõi bị cong vênh do chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu và dần bị “lão hóa” theo thời gian. Mặt khác, nếu không may bị hủy hoại do thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi. Bên cạnh đó, việc lưu trữ thủ công rất khó kiểm soát và khó tìm kiếm hồ sơ tài liệu, tình trạng thất lạc trở nên phổ biến, không ai chịu trách nhiệm. Trong khi đó, số lượng người hưởng chính sách đông nên khối lượng hồ sơ lưu trữ nhiều và liên tục được bổ sung, cập nhật thường xuyên.

Trước thực trạng trên, để thực hiện tốt hơn công tác quản lý hồ sơ NCC với cách mạng, phục vụ công tác giải quyết các chế độ, chính sách cho NCC được nhanh chóng, kịp thời, từ năm 2017, ngành lao động - thương binh và xã hội (LĐTB&XH) đã phối hợp với các ban, sở, ngành liên quan tham mưu trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt dự án cập nhật, số hóa kho hồ sơ và quản lý cơ sở dữ liệu thực hiện chính sách ưu đãi đối với NCC với cách mạng tỉnh Thanh Hóa. Năm 2020, ngay sau khi có chỉ đạo của Bộ LĐTB&XH và chủ trương số hóa hồ sơ của tỉnh, Sở LĐTB&XH Thanh Hóa đã phối hợp các đơn vị liên quan triển khai thực hiện số hóa hồ sơ NCC đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng. Hiện phần mềm đã đi vào hoạt động ổn định, cơ bản đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin, giấy tờ phục vụ giải quyết chế độ, chính sách kịp thời, chính xác cao, giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí trong việc bảo quản tài liệu hồ sơ. Tính đến hết quý I năm 2023, Sở LĐTB&XH đã thực hiện chuyển đổi số, số hóa trên 330.000 hồ sơ NCC phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin và giải quyết các chế độ, chính sách; xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về hồ sơ NCC để bảo quản, lưu trữ hồ sơ lâu dài.

Từ thực tế cho thấy, ưu điểm lớn nhất trong số hóa hồ sơ NCC là giảm thiểu việc tra cứu trực tiếp đối với các loại hồ sơ đặc biệt quan trọng, tình trạng vật lý kém và có tần suất khai thác nhiều, nhằm tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí trong việc bảo quản tài liệu hồ sơ. Mặt khác, việc đồng bộ và quy chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thông tin về hồ sơ NCC cũng là chủ trương của Bộ LĐTB&XH trong việc xây dựng Cổng thông tin điện tử về liệt sĩ, mộ liệt sĩ và nghĩa trang liệt sĩ. Đây chính là công cụ hữu ích góp phần thực hiện việc quản lý, khai thác, giải quyết chính sách ưu đãi NCC nhanh chóng, thuận tiện, hiệu quả hơn; nâng tầm trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, nhân viên của ngành; thực hiện tốt chức năng quản lý Nhà nước bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin là hướng đến hiện đại hóa nền hành chính của Nhà nước, xu thế của Chính phủ điện tử.

Những năm qua, các ngành, địa phương trong tỉnh đã thực hiện tốt phong trào “Đền ơn đáp nghĩa”, chăm sóc đời sống NCC với cách mạng. Đặc biệt, việc xác nhận và đảm bảo đầy đủ, kịp thời các chính sách của Đảng, Nhà nước đối với NCC được coi là nhiệm vụ quan trọng, có ý nghĩa sâu sắc, thể hiện đạo lý “Uống nước nhớ nguồn”. Việc giải quyết chế độ, chính sách cho đối tượng NCC trên địa bàn tỉnh đã cơ bản kịp thời. Cùng với việc đổi mới tuyên truyền, tăng cường đối thoại, Sở LĐTB&XH đã phối hợp với các địa phương, ngành liên quan phổ biến kịp thời những quy định về thực hiện chính sách đối với NCC. Đồng thời hướng dẫn, đôn đốc các địa phương rà soát, phát hiện, tổ chức xác nhận đảm bảo không để tồn đọng hồ sơ. Sở cũng kịp thời báo cáo, xử lý cơ bản các trường hợp tồn đọng về xác nhận, công nhận NCC, đặc biệt đối với liệt sĩ, thương binh, người hưởng chính sách như thương binh trong chiến tranh không còn giấy tờ, người hoạt động kháng chiến và con đẻ của họ bị ảnh hưởng bởi chất độc hóa học theo quy định, hướng dẫn của Nhà nước...

Cụ thể, 4 tháng đầu năm 2023, Sở LĐTB&XH đã chỉ đạo các địa phương phối hợp với cơ quan bưu điện cung cấp triển khai thực hiện công tác chi trả trợ cấp cho trên 271.500 lượt đối tượng NCC với cách mạng và thân nhân với tổng kinh phí thực hiện hơn 510 tỷ đồng. Đã ban hành 159 quyết định xác nhận mới giải quyết chế độ; tiếp nhận, giải quyết 2.782 hồ sơ đề nghị hưởng chế độ mai táng phí; tiếp nhận di chuyển 103 hồ sơ đi tỉnh ngoài và di chuyển hồ sơ trong tỉnh; ban hành 234 quyết định trợ cấp thờ cúng liệt sĩ. Đẩy mạnh các hoạt động “Đền ơn đáp nghĩa”, triển khai thực hiện có hiệu quả các hoạt động thăm hỏi, tặng quà NCC với cách mạng và gia đình trong dịp Tết Nguyên đán Quý Mão năm 2023... Nhờ những nỗ lực của các cấp, các ngành, đến nay tỉnh Thanh Hóa đã có trên 99% hộ gia đình NCC với cách mạng có mức sống bằng hoặc cao hơn mức sống trung bình của cộng đồng dân cư nơi cư trú. 100% Mẹ Việt Nam Anh hùng đã được các cơ quan, ban, ngành, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài tỉnh nhận phụng dưỡng, chăm sóc suốt đời.

Phó trưởng Phòng NCC (Sở LĐTB&XH) Hồ Đại Thắng cho biết: Song song với việc thực hiện chính sách ưu đãi cho NCC, ngành LĐTB&XH đã chú trọng sắp xếp, bảo trì và lưu trữ số hóa tài liệu hồ sơ NCC. Việc khai thác hồ sơ lưu trữ ở dạng giấy chuyển sang khai thác dạng file điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian đi lại của người dân, bảo đảm cung cấp nhanh, chính xác các thông tin liên quan trong hồ sơ của NCC, mà thông qua đó còn giúp cho ngành thực hiện tốt chức năng quản lý Nhà nước bằng ứng dụng công nghệ thông tin, hướng đến hòa nhập với xu thế hiện đại hóa nền hành chính, xu thế của Chính phủ điện tử.

Thời gian tới, Sở LĐTB&XH sẽ tận dụng hiệu quả dữ liệu từ hồ sơ số hóa của những NCC; thiết lập, kết nối với các tỉnh, thành trên cả nước để liên kết hồ sơ NCC, đảm bảo việc sử dụng và khai thác thông tin từ hồ sơ này, đặc biệt là thông tin liệt sĩ và mộ liệt sĩ. Tiếp tục nâng cấp hệ thống số hóa để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng. Đồng thời, phối hợp với Bộ LĐTB&XH để đạt được sự đồng nhất toàn quốc trong việc hoàn thiện quá trình số hóa trong tương lai.

Bài và ảnh: Trần Hằng