Phần mềm hợp đồng điện tử MISA AMIS WeSign : “Cú hích” tiến tới chuyển đổi số của doanh nghiệp thời 4.0

Hợp đồng là một trong những loại chứng từ quan trọng và xuất hiện nhiều nhất trong các doanh nghiệp. Bằng cách truyền thống và thông dụng nhất, hợp đồng được thể hiện bằng giấy. Tuy nhiên, cùng với xu thế tất yếu của cuộc cách mạng 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ trên quy mô toàn cầu, ngày 15/03/2022 Ủy ban Quốc gia về chuyển đổi số đã ban hành Quyết định số 27/QĐ-UBQGCĐS đề ra mục tiêu quan trọng: “Tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử đạt 50%”.

Như vậy, với sự tiến bộ của kỹ thuật công nghệ, hợp đồng ngày nay còn được thể hiện bằng “số”, tức là hợp đồng được biểu thị dưới dạng dữ liệu điện tử, được ký số, ký điện tử, được gửi – nhận điện tử, được kết nối chuyển dữ liệu điện tử trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại, máy tính bảng,...

Từ việc tuân thủ các chính sách, đường lối của Chính phủ, hiểu rõ xu hướng công nghệ số và mối bận tâm của doanh nghiệp, Công ty Cổ phần MISA (đơn vị nổi tiếng trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán và các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác cho hơn 170.000 doanh nghiệp toàn quốc) đã phát triển phần mềm hợp đồng điện tử mang tên AMIS WeSign.

Phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign - “Bái bai” hợp đồng giấy, ký kết mọi lúc mọi nơi

AMIS WeSign là phần mềm chuyên dụng cho việc tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết giữa cá nhân và tổ chức, giúp tiết kiệm chi phí, xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, khắc phục tình trạng ký kết rườm rà, góp phần giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn.

Giảm đến 85% chi phí cho việc in ấn, chuyển phát, lưu trữ hợp đồng

Dù quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, việc cân đo đong đếm chi phí vận hành chặt chẽ chưa bao giờ là dư thừa. Tuy nhiên, khi vẫn còn sử dụng phương thức ký kết hợp đồng giấy truyền thống, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ phải chịu các khoản chi phí như sau:

- Chi phí hành chính: Giấy tờ, máy in, mực in, bưu phí chuyển phát.

- Chi phí văn phòng: Không gian kệ tủ, tệp, kho lưu trữ.

- Chi phí nhân sự: Quản lý, kiểm kê.

- Các loại chi phí thất thoát do rủi ro.

Với phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign, việc cắt giảm 85% các chi phí kể trên hoàn toàn khả thi. Toàn bộ quy trình soạn thảo, chỉnh sửa, điều chỉnh văn bản đều được thực hiện online tới khi có bản hoàn thiện cuối cùng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được lượng lớn giấy tờ xuất bản bao gồm cả giấy tờ in ấn lại do sai sót hoặc lỗi từ máy, mực in. Đặc biệt là bưu phí mỗi khi giao kết hợp đồng với đối tác/khách hàng.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn giảm được chi phí thuê nhân sự phụ trách quản lý, kiểm kê hợp đồng. Đồng thời, hạn chế rủi ro làm mất, hỏng, cháy như khi sử dụng hợp đồng giấy, bởi vì hệ thống lưu trữ hợp đồng điện tử được sao lưu nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu rất khó xảy ra.

Tiết kiệm 90% thời gian hoàn tất ký kết hợp đồng

Khi triển khai sử dụng hợp đồng điện tử AMIS WeSign, toàn bộ tài liệu, hợp đồng đến và đi của doanh nghiệp sẽ được hệ thống điện tử cập nhật theo trình tự thời gian, phân loại rõ ràng. Mọi nhân viên đều có thể chủ động sắp xếp các tệp tài liệu chỉ trong vài cú nhấp chuột và dễ dàng tìm thấy chính xác những gì họ cần. Từ đó, quản lý văn phòng tiết kiệm được thời gian quản lý thủ công, tập trung xử lý công việc chuyên môn của mình một cách hiệu quả.

Điều đáng chú ý, toàn bộ quy trình ký kết đều tự động hóa, ai sẽ là người ký tiếp theo, tiến độ đang bị ách tắc ở giai đoạn nào đều được cập nhật trực quan, rõ ràng trên hệ thống điện tử. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt nhanh chóng tiến trình ký kết và đẩy nhanh tiến độ hoàn thành ký kết trong thời gian sớm nhất.

Thật đơn giản để tìm kiếm và tra cứu lịch sử ký kết hợp đồng!

Có một thực trạng là bình quân doanh nghiệp mất đến 40% thời gian để tìm kiếm thông tin đang lưu trữ. Điều này đồng nghĩa với việc, mỗi nhân viên sẽ phải mất đến khoảng 3/8 tiếng làm việc mỗi ngày chỉ để đi tìm một thông tin đã có sẵn của doanh nghiệp, thật sự gây nên ảnh hưởng rất lớn về thời gian, công sức cũng như hiệu quả công việc.

Để khắc phục tình trạng này, thông qua việc ký hợp đồng điện tử bằng AMIS WeSign, toàn bộ các văn bản, hợp đồng giấy truyền thống sẽ được chuẩn hóa, lưu trữ đồng bộ, thống nhất trong cơ sở dữ liệu tập trung, được đảm bảo an toàn, bảo mật, thông qua quá trình số hóa – chuyển thành dữ liệu điện tử. Nhờ vậy, trong trường hợp cần thiết, người dùng có thể dễ dàng tra cứu, đối chiếu lịch sử ký kết.

Ngoài ra, AMIS WeSign còn có thể dễ dàng kết nối, tích hợp với các phần mềm CRM, HSM, Kế toán,... cùng các hệ thống ERP (phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) khác thông qua các API (kết nối liên thông)…giúp doanh nghiệp xây dựng nên một mô hình quản trị khép kín và liền mạch.

Trước sau gì cũng thực hiện chuyển đổi số, tại sao doanh nghiệp không thực hiện sớm nhất có thể? Với mong muốn được đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi sang hợp đồng điện tử, MISA cam kết hỗ trợ chuyển đổi với thủ tục nhanh chóng và đơn giản, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm AMIS WeSign ngay sau khi triển khai.

LN