Hướng tới mục tiêu “không giấy tờ”

Thanh Hóa là một trong những tỉnh nằm trong top đầu của cả nước về triển khai xử lý văn bản trên môi trường điện tử và chữ ký số. Đây là kết quả nổi bật sau hơn 1 năm thực hiện Chỉ thị số 15 của UBND tỉnh về “Tập trung chỉ đạo đổi mới quy trình xử lý văn bản, hồ sơ công việc, giải quyết thủ tục hành chính chuyển từ môi trường làm việc trên giấy sang làm việc trên môi trường điện tử trong các cơ quan quản lý Nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã”.

Chị Trần Thị Quyên, Phó Chủ tịch UBND thị trấn Rừng Thông (Đông Sơn) ký số văn bản điện tử.

Thực hiện Chỉ thị số 15 của UBND tỉnh, hiện nay tất cả 559 xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh đã thực hiện trao đổi, tạo lập, xử lý, ký số văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử. Tính riêng trong tháng 8-2021, 559 xã, phường, thị trấn trong tỉnh đã tiếp nhận 119.951 lượt văn bản gửi đến và gửi đi 40.770 văn bản trên môi trường mạng. Số văn bản gửi đi có ký số cá nhân đạt 98,93%, ký số cơ quan đạt 99,29%. Tại huyện Thiệu Hóa, 25/25 UBND xã, thị trấn đã sử dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Hiện nay, cán bộ, công chức UBND các xã, thị trấn và UBND huyện đã thực hiện tốt việc soạn thảo và trình ký văn bản trên môi trường điện tử. 100% văn bản của UBND huyện (trừ văn bản mật) được gửi đến UBND các xã, thị trấn trên môi trường mạng; trên 98% văn bản của UBND các xã, thị trấn gửi đến UBND huyện trên môi trường mạng. Tương tự, tại huyện Đông Sơn, trừ những văn bản mật theo quy định, toàn bộ văn bản đi, văn bản đến của UBND huyện và UBND các xã, thị trấn đều thực hiện trên môi trường điện tử. Chị Trần Thị Quyên, Phó Chủ tịch UBND thị trấn Rừng Thông cho biết: “Việc tạo lập văn bản điện tử và ký số có rất nhiều tiện ích. Đầu tiên là tiết kiệm được thời gian, nếu phải đi công tác xa hay đi dự hội nghị, chỉ cần có máy tính xách tay tôi vẫn ký được các văn bản để công chức ở nhà thực hiện nhiệm vụ, bảo đảm công việc diễn ra thông suốt, không gián đoạn. Việc xử lý công việc trên môi trường điện tử rất công khai, minh bạch nên cán bộ, công chức phải thực hiện nhiệm vụ bảo đảm chất lượng, đúng thời gian và kế hoạch. So với việc sử dụng văn bản giấy, việc tạo lập văn bản điện tử và ký số cũng đã tiết kiệm được nhiều chi phí cho việc in ấn”.

Đối với cấp huyện, 27/27 huyện, thị xã, thành phố đã thực hiện trao đổi, tạo lập, xử lý, ký số văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử. Trong tháng 8-2021, các huyện, thị xã, thành phố đã tiếp nhận 53.445 văn bản trên môi trường điện tử; tổng số văn bản gửi đi là 36.917 văn bản. Nếu theo cách truyền thống như trước đây, việc xử lý văn bản sẽ mất nhiều thời gian, công sức với các bước thực hiện như in tài liệu, lấy số văn bản, trình lãnh đạo ký, đóng dấu, gửi phát hành... Tuy nhiên, từ khi áp dụng văn bản điện tử và chữ ký số, những công đoạn này đã được giảm đáng kể. Với chứng thư số được cấp và cài đặt trên máy tính cá nhân, lãnh đạo UBND các huyện, thị, thành phố chỉ cần đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc, thao tác là hoàn thành việc ký số. Anh Nguyễn Văn Sơn, Phó Chánh Văn phòng UBND huyện Như Thanh cho biết: “Huyện Như Thanh đã thực hiện việc tạo lập văn bản và ký số văn bản điện tử sớm hơn so với thời gian tỉnh quy định. Trừ những văn bản mật, toàn bộ văn bản đi, văn bản đến của UBND huyện và các xã, thị trấn đều phải giải quyết trên môi trường mạng. Điều này giúp tiết kiệm được chi phí in ấn, chi phí gửi văn bản qua đường bưu chính, giảm công sức lao động, nâng cao mức độ an toàn và tính bảo mật; đồng thời thay đổi tác phong, lề lối làm việc, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước”. Từ ngày 1-1 đến 22-9-2021, 14 xã, thị trấn và các phòng thuộc UBND huyện Như Thanh đã gửi đi 15.953 văn bản điện tử có ký số cá nhân và ký số cơ quan. Riêng tháng 8–2021, cấp xã của huyện Như Thanh dẫn đầu toàn tỉnh về trao đổi, tạo lập, xử lý, ký số văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử.

Sau hơn 1 năm thực hiện Chỉ thị số 15/CT-UBND ngày 18-5-2020 của Chủ tịch UBND tỉnh, các cơ quan, đơn vị đã tích cực xử lý công việc trên môi trường điện tử. Số lượng văn bản được tạo lập, trao đổi và xử lý trên hệ thống phần mềm ngày càng nhiều, tiết kiệm trên 30 tỷ đồng chi phí hành chính của các cơ quan Nhà nước. Theo báo cáo của Sở Thông tin và Truyền thông, trong tháng 8-2021, tổng số lượt văn bản trao đổi, xử lý trên hệ thống của toàn tỉnh là 211.563 lượt văn bản; tổng số văn bản gửi đi trên hệ thống là 91.532 văn bản, tỷ lệ ký số cá nhân đạt trên 98,94% (tăng 1,7% so với tháng 7), tỷ lệ ký số cơ quan đạt trên 99,3% (bằng tháng 7). Các đơn vị có số lượng văn bản được tạo lập, trao đổi và xử lý, ký số trên phần mềm đạt 100% trong tháng 8-2021 là Sở Ngoại vụ, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Thông tin và Truyền thông, các huyện Quan Sơn, Đông Sơn, Hoằng Hóa, Hậu Lộc.

Xử lý công việc trên môi trường mạng giúp công khai, minh bạch trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của cơ quan quản lý Nhà nước, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính và phòng, chống tham nhũng. Hiện nay, việc ký số đang được triển khai thí điểm trên thiết bị di động, hướng đến giải quyết công việc ở mọi lúc, mọi nơi, phục vụ người dân, doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.

Bài và ảnh: Minh Khôi