Nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động công chứng

Những năm qua, hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh có sự phát triển khá nhanh. Nhiều văn phòng công chứng được thành lập, đáp ứng nhu cầu công chứng của các tổ chức, cá nhân, góp phần tích cực vào sự phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh. Tuy nhiên, hoạt động này vẫn tồn tại một số bất cập và tiềm ẩn những rủi ro nhất định.

Người dân đến Phòng Công chứng số 1 ở 34 Đại lộ Lê Lợi công chứng các giấy tờ, hợp đồng mua bán, chuyển nhượng.

Có mặt tại Phòng Công chứng số 1, địa chỉ tại tầng 1, Sở Tư pháp, số 34, Đại lộ Lê Lợi, TP Thanh Hóa vào đầu giờ sáng đã thấy người dân ngồi kín ghế để công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho nhà ở và quyền sử dụng đất; công chứng di chúc, công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền... Anh Nguyễn Văn A., ở TP Thanh Hóa vừa công chứng xong hợp đồng mua bán nhà đất, niềm nở cho biết: “Tôi vừa mua căn nhà trên phố Bà Triệu, để bảo đảm các thủ tục mua bán theo đúng quy định, tôi và bên bán đã đến phòng công chứng làm thủ tục công chứng hợp đồng mua bán nhà đất. Làm xong thủ tục công chứng vợ chồng tôi mới yên tâm, bởi tất cả tài sản của gia đình đều dồn vào giao dịch mua nhà đất lần này”.

Cũng tại Phòng Công chứng số 1, ông Dương Văn T., 80 tuổi, ở TP Thanh Hóa đến làm các thủ tục công chứng di chúc thừa kế tài sản cho các con. Ông T. chia sẻ: “Tuổi già như ngọn đèn hết dầu leo lét, không biết tắt lúc nào. Tôi không muốn khi “tắt” đi con cháu trong gia đình “nồi da xáo thịt” vì tài sản và nhà đất nên tôi đã lập sẵn di chúc, có sự chứng kiến của các thành viên trong gia đình sau đó đi công chứng theo đúng quy định của pháp luật. Lập xong bản di chúc này có “nhắm mắt” tôi cũng yên tâm”.

Vừa hướng dẫn cho khách hàng thực hiện các thủ tục pháp lý xong, chị Nguyễn Thị Hằng, Phó trưởng Phòng Công chứng số 1, cho biết: Do nhận thức về pháp luật của người dân ngày một nâng cao nên những năm gần đây người dân tìm đến các phòng công chứng để công chứng hợp đồng mua bán, vay, mượn, thế chấp, cầm cố tài sản; hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho nhà ở và quyền sử dụng đất; hợp đồng cho thuê, thừa kế, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; thỏa thuận phân chia, nhập và xác nhận tài sản của vợ, chồng; di chúc, khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản, từ chối nhận di sản, nhận lưu giữ di chúc; hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền... ngày càng nhiều. Trung bình mỗi ngày Phòng Công chứng số 1, tiếp 35 đến 40 lượt người dân đến chứng thực các giấy tờ, 5 đến 7 hợp đồng giao dịch...

Theo Sở Tư pháp, hiện nay trên địa bàn tỉnh có 48 tổ chức hành nghề công chứng (3 phòng công chứng trực thuộc Sở Tư pháp và 45 văn phòng công chứng) với 89 công chứng viên.

Năm 2019 các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện công chứng 124.971 việc (trong đó 120.200 hợp đồng giao dịch); thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ văn bản và chứng thực chữ ký 680.697 trường hợp. Thu phí công chứng, chứng thực hơn 31 tỷ đồng; nộp ngân sách Nhà nước hơn 3,6 tỷ đồng.

Đồng chí Hoàng Văn Truyền, Phó Giám đốc Sở Tư pháp, cho biết: Từ khi triển khai thi hành Luật Công chứng và thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, các phòng công chứng và văn phòng công chứng đã góp phần tạo thuận lợi cho người dân, cá nhân, doanh nghiệp khi thực hiện các hợp đồng công chứng. Không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí đi lại, việc thành lập các văn phòng công chứng còn góp phần giảm tải áp lực cho phòng công chứng Nhà nước, tạo sự cạnh tranh lành mạnh giữa các văn phòng hoạt động trong lĩnh vực này. Người dân có quyền lựa chọn những đơn vị có uy tín, chất lượng công chứng để bảo đảm an toàn pháp lý, phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân khi tham gia hợp đồng, giao dịch, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

Với chức năng là cơ quan quản lý Nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh, Sở Tư pháp đã tăng cường công tác quản lý, chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đúng quy định của pháp luật về công chứng; làm tốt công tác kiểm tra, thanh tra cũng như tích cực tuyên truyền, phổ biến Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản liên quan cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân và mọi người dân, các tổ chức hành nghề công chứng nhằm nhận thức đầy đủ các quy định của pháp luật về công chứng; đồng thời tập huấn nghiệp vụ, quy tắc ứng xử, đạo đức nghề nghiệp cho đội ngũ công chứng viên; tiếp nhận, hướng dẫn, giải quyết kịp thời những khó khăn, vướng mắc của các tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời qua thanh tra, kiểm tra nhắc nhở, chấn chỉnh những vi phạm xảy ra, đảm bảo thực hiện hành nghề công chứng đúng quy định pháp luật.

Đặc biệt, Sở Tư pháp tham mưu cho UBND tỉnh xây dựng hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu về quản lý hồ sơ công chứng trên địa bàn tỉnh, bắt đầu đi vào vận hành từ ngày 1-1-2020; trong đó bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng. Với cơ sở dữ liệu công chứng, người dân có thể hoàn toàn yên tâm khi thực hiện các giao dịch mà không lo bị rủi ro do thiếu thông tin, qua đó góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho việc công chứng các hợp đồng, giao dịch.

Mặc dù hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh đạt nhiều kết quả, tuy nhiên hoạt động này vẫn còn bộc lộ những tồn tại, hạn chế, như: Các tổ chức hành nghề công chứng mới chỉ tập trung tại những địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội phát triển; chất lượng của đội ngũ công chứng viên tuy đã được nâng lên nhưng vẫn còn nhiều hạn chế về chuyên môn nghiệp vụ, cá biệt còn có công chứng viên vi phạm pháp luật về công chứng phải xử lý tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên, có thời hạn. Việc thực hiện các trình tự, thủ tục, địa điểm công chứng, thu phí công chứng chưa đúng quy định; tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng vẫn còn xảy ra. Có trường hợp đến văn phòng công chứng này bị từ chối công chứng, nhưng đến văn phòng công chứng khác thì lại được công chứng. Bên cạnh đó, việc kết nối thông tin trong cơ sở dữ liệu của các tổ chức hành nghề công chứng trong tỉnh và phạm vi cả nước với nhau, cũng như với cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm, đăng ký quyền sử dụng đất chưa được liên thông. Điều này ảnh hưởng nhiều đến hoạt động công chứng, chứng thực, dễ bị đối tượng xấu lợi dụng để thực hiện các hành vi lừa đảo, bởi hiện nay tình hình tội phạm liên quan đến hoạt động công chứng đang diễn biến phức tạp. Trình độ tinh vi công nghệ làm giả ngày càng hiện đại, nhiều giấy tờ, tài liệu giả (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sở hữu nhà, tài sản có giá trị lớn...) bằng mắt thường thì khó có thể phân biệt mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm làm việc. Trong khi đó chế tài xử phạt đối với các hành vi này chưa cao, chưa đủ sức răn đe.

Thời gian tới, Sở Tư pháp sẽ tiếp tục thực hiện tốt công tác tham mưu giúp UBND tỉnh trên lĩnh vực công chứng. Trong đó, đặc biệt quan tâm đến công tác thanh tra, kiểm tra để kịp thời phát hiện những hạn chế, thiếu sót và có giải pháp chấn chỉnh, khắc phục triệt để, đồng thời ban hành các chế tài xử lý mạnh đối với các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và người có nhu cầu công chứng vi phạm quy định của pháp luật. Các ngành liên quan, địa phương cũng cần đẩy mạnh hơn nữa công tác tuyên truyền sâu rộng trong Nhân dân nhằm giúp họ nâng cao nhận thức và có trách nhiệm hơn khi tham gia thực hiện các giao dịch...

Bài và ảnh: Lê Nhân