Huyện Vĩnh Lộc nâng cao hiệu quả công tác đăng ký, quản lý hộ tịch

Đến xã Vĩnh Hùng (Vĩnh Lộc) vào gần cuối giờ chiều thứ 6 nhưng phòng một cửa của UBND xã vẫn đông người ra vào.

Người dân đến bộ phận một cửa UBND huyện Vĩnh Lộc làm các thủ tục hành chính.

Cầm trên tay giấy đăng ký khai sinh cho con, người thanh niên trẻ đang lúng túng chưa biết bắt đầu từ đâu thì chị Trịnh Thị Thúy, công chức tư pháp - hộ tịch xã đã hiểu ý và nhanh tay đưa ra tờ khai mẫu giấy khai sinh cho người thanh niên điền vào. Sau khi điền đầy đủ thông tin và trình các giấy tờ liên quan, ngồi đợi 10 phút cho công chức tư pháp - hộ tịch lập giấy khai sinh cho trẻ và trình chủ tịch UBND xã ký, người thanh niên đã được cầm giấy khai sinh bản chính trong tay. Niềm vui thể hiện rõ trên khuôn mặt, người thanh niên cho biết: Đây là lần đầu tiên anh đến trụ sở UBND xã làm các thủ tục hành chính. Rất may chị công chức tư pháp - hộ tịch hướng dẫn tận tình cách điền đầy đủ thông tin, tránh sai sót. Và anh cũng rất vui vì không phải đợi chờ lâu, không phải đi lại nhiều lần đã làm được đầy đủ các giấy tờ cần thiết.

Chị Trịnh Thị Thúy, công chức tư pháp - hộ tịch xã Vĩnh Hùng chia sẻ: Những năm gần đây, do cải cách thủ tục hành chính nên bà con Nhân dân chỉ cần đến phòng một cửa của UBND xã điền đầy đủ thông tin và nộp các giấy tờ liên quan theo quy định. Nếu việc nào giải quyết được ngay thì cán bộ phòng một cửa sẽ vào sổ, trình lãnh đạo ký, trả cho dân; việc nào cần thời gian giải quyết thì hẹn ngày để người dân đến lấy, chứ không phải đi lại nhiều lần nữa. Đối với công tác tư pháp - hộ tịch cũng vậy, trước đây chúng tôi làm chủ yếu sử dụng các biểu mẫu để đăng ký hộ tịch theo cách thủ công, mỗi khi công dân muốn đăng ký hộ tịch, công chức tư pháp - hộ tịch phải xác lập, thu thập, lưu trữ thông tin thông qua biểu mẫu, sổ sách, viết tay vào hồ sơ. Từ khi được trang bị cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì việc đăng ký và quản lý hộ tịch đã trở nên thuận tiện, khoa học, hiệu quả, chính xác, hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian giải quyết thủ tục hành chính; đồng thời, góp phần giảm tải công việc cho cán bộ chuyên môn, thuận tiện cho việc tra cứu, thống kê hộ tịch, nâng cao công tác cải cách hành chính.

Qua tìm hiểu chúng tôi được biết, không chỉ xã Vĩnh Hùng áp dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung mà theo chị Hoàng Thị Hòa, Phó trưởng Phòng Tư pháp huyện Vĩnh Lộc: Hiện nay, trên địa bàn huyện Vĩnh Lộc có 100% xã, thị trấn sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp để thực hiện việc đăng ký vào sổ hộ tịch và lưu trữ hồ sơ theo quy định. Tính riêng trong năm 2019 và 6 tháng đầu năm 2020, UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện đã đăng ký khai sinh mới cho 2.307 trường hợp, đăng ký lại 573 trường hợp; đăng ký khai tử cho 678 trường hợp; đăng ký kết hôn cho 699 cặp, trong đó có yếu tố nước ngoài 3 trường hợp; đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch cho 14 trường hợp...

Để thực hiện tốt công tác hộ tịch, huyện Vĩnh Lộc đã thực hiện tốt công tác kiện toàn đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao. Hiện nay, trên địa bàn huyện có 18 công chức tư pháp - hộ tịch thuộc 13 xã, thị trấn, trong đó có 5 xã có 2 công chức tư pháp - hộ tịch. Những xã có 2 công chức đều phân công 1 công chức có trình độ chuyên môn luật (từ trung cấp trở lên) làm công tác hộ tịch. Hàng năm, huyện thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch cho công chức tư pháp - hộ tịch huyện, xã, thị trấn; phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức hội nghị tập huấn chuyên sâu về pháp luật hộ tịch, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ về đăng ký, quản lý hộ tịch cho lãnh đạo UBND, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã, thị trấn. Công tác kiểm tra việc đăng ký và quản lý hộ tịch cũng được thực hiện định kỳ hằng năm. Qua kiểm tra đã kịp thời phát hiện, xử lý những tồn tại, hạn chế, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Việc tiếp nhận, giải quyết những kiến nghị, thắc mắc, phản ánh của công dân về công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được quan tâm ngay từ cơ sở. UBND các xã, thị trấn niêm yết công khai mức thu phí và lịch tiếp dân của lãnh đạo UBND xã. Những vấn đề công dân chưa hiểu, chưa rõ được cán bộ chuyên môn hướng dẫn, giải thích rõ ràng. Từ huyện xuống cơ sở, tất cả các công việc liên quan đến đăng ký hộ tịch đều được thực hiện thông qua bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, đúng trình tự, thời gian quy định. Thông qua đó, các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch được giải quyết nhanh gọn, không gây phiền hà cho người dân, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, góp phần tạo cơ sở pháp lý để người dân được công nhận các quyền con người, quyền, nghĩa vụ công dân và để Nhà nước bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của họ, có biện pháp quản lý dân cư một cách khoa học, phục vụ thiết thực cho việc hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

Tuy nhiên, công tác đăng ký hộ tịch trên địa bàn huyện cũng còn một số tồn tại, hạn chế, như: Khối lượng công việc của công chức tư pháp - hộ tịch ngày càng nhiều, ngoài việc thực hiện nhiệm vụ tham mưu về công tác chứng thực, công chức tư pháp - hộ tịch còn phải tham mưu công tác hộ tịch, hòa giải, tuyên truyền pháp luật. Tình trạng đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn vẫn còn diễn ra. Tình trạng đăng ký lại khai sinh hồ sơ không đảm bảo theo quy định vẫn còn. Việc đăng ký hộ tịch không đúng thẩm quyền cũng như dễ dãi trong việc cấp giấy tờ hộ tịch, nhất là trường hợp cấp trích lục bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc còn một số trường hợp thực hiện không đúng quy định. Việc đăng ký hộ tịch bằng phần mềm hộ tịch mặc dù được trang bị máy vi tính, cài đặt phần mềm hộ tịch nhưng nhiều cán bộ vẫn còn lúng túng khi sử dụng (đặc biệt là công chức lớn tuổi, sắp nghỉ hưu), làm ảnh hưởng đến yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin, cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký và quản lý hộ tịch...

Bài và ảnh: Minh Vũ