Góp phần tạo dựng phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả

Ứng dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn chất lượng ISO trong giải quyết thủ tục hành chính của cán bộ, chuyên viên Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước theo tiêu chuẩn TCVN ISO là mô hình về phương pháp quản lý, là công cụ hỗ trợ để các cơ quan kiểm soát và đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình. Qua đó, tạo dựng một phương pháp làm việc khoa học nhằm khắc phục nhược điểm làm việc theo thói quen, kinh nghiệm, tùy tiện...

Từ năm 2014, Thanh Hóa đã hoàn thành việc triển khai thực hiện và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động tại 71 cơ quan, đơn vị hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh. Trong đó, có 66 cơ quan thuộc diện bắt buộc áp dụng, gồm: Văn phòng UBND tỉnh, 19 cơ quan cấp sở, 19 đơn vị trực thuộc các sở, 27 huyện, thị xã, thành phố và 5 đơn vị cấp xã thuộc diện khuyến khích đã áp dụng thí điểm là các xã, phường: Hoằng Thắng (Hoằng Hóa), Minh Dân (Triệu Sơn), Quảng Hợp (Quảng Xương), Tân Dân (Tĩnh Gia) và Quảng Cư (TP Sầm Sơn). Theo ông Hoàng Quốc Khánh, Phó Chi cục trưởng Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng, Sở Khoa học và Công nghệ (KH&CN), việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động đã giúp các cơ quan, đơn vị thiết lập được quy trình giải quyết công việc một cách khoa học, rút ngắn thời gian giải quyết, qua đó cán bộ, công chức giải quyết công việc được thông suốt, kịp thời và hiệu quả. Ngoài ra, việc áp dụng hệ thống còn giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cán bộ nắm vững hơn nội dung, yêu cầu và cách thức xem xét, xử lý công việc theo quá trình, xác định ranh giới trách nhiệm trong nội bộ cơ quan và giữa cơ quan với đơn vị bên ngoài, bảo đảm thực thi công vụ và xử lý công việc theo đúng quy định của pháp luật. Từ đó, giúp đơn vị rà soát, đánh giá và xác định rõ hơn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận và trách nhiệm cụ thể của từng cán bộ trong cơ quan.

Từ thành công ở các đơn vị thí điểm, năm 2016, Sở KH&CN đã tham mưu cho UBND tỉnh triển khai mở rộng đến nhiều đơn vị xã, phường, thị trấn khác trong tỉnh. Đến nay, toàn tỉnh đã có 203 cơ quan, đơn vị áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và đang thực hiện chuyển đổi sang HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015. Trong đó, có 69 đơn vị xã, phường, thị trấn áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và 67 đơn vị áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Theo kế hoạch, hết năm 2019 sẽ có thêm 133 đơn vị xã, phường, thị trấn áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015. Để duy trì, cải tiến, nâng cao hiệu quả áp dụng HTQLCL, hằng năm Sở KH&CN đều xây dựng kế hoạch kiểm tra các đơn vị áp dụng với nhiều nội dung, như: Kiểm tra hoạt động phổ biến, hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc cho cán bộ, công chức trong phạm vi xây dựng và áp dụng HTQLCL; sự tuân thủ của cơ quan đối với yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008; việc bảo đảm sự tham gia của lãnh đạo các đơn vị và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL... Kết quả kiểm tra cho thấy, các cơ quan, đơn vị đã có ý thức hơn trong việc tổ chức thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền làm căn cứ thực hiện công việc theo chức năng, nhiệm vụ; người dân hài lòng với sự phục vụ của cán bộ, công chức... Tuy nhiên, qua kiểm tra cũng phát hiện những tồn tại, hạn chế cần sớm được giải quyết, như: Một số cơ quan, đơn vị sau khi hoàn thành việc xây dựng, áp dụng hệ thống chưa quan tâm đến việc duy trì, cải tiến nên hiệu quả hoạt động giảm. Các văn bản quy phạm pháp luật thường xuyên thay đổi, nhất là trong lĩnh vực tài chính, đầu tư, đất đai..., song việc cập nhật danh mục tài liệu còn thiếu sót, chưa kịp thời sửa đổi, cập nhật, mở rộng. Một số đơn vị chưa xây dựng kế hoạch và tổ chức đánh giá nội bộ và xem xét HTQLCL của lãnh đạo theo quy định định kỳ. Còn nhiều tập thể, cá nhân chưa sẵn sàng trong việc tiếp cận và thực hiện theo HTQLCL...

Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 được xem là khâu đột phá trong cải cách hành chính, các quy trình giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện đồng bộ, kiểm soát được công việc và tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân khi giao dịch. Song, nhiều người cho rằng, HTQLCL chỉ được duy trì và thường xuyên cải tiến một cách hiệu quả khi người đứng đầu của tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp am hiểu, quan tâm và sử dụng HTQLCL để kiểm soát và nâng cao chất lượng. Ngoài ra, để bảo đảm duy trì và cải tiến HTQLCL các đơn vị cũng cần thực hiện tốt các giải pháp, như: Tổ chức đánh giá nội bộ HTQLCL để phát hiện những bất cập và những vấn đề cần cải tiến trong hệ thống. Các lỗi phát hiện qua đánh giá nội bộ, trong quá trình giám sát, điều hành công việc... cần được thực hiện theo đúng quy định và khắc phục kịp thời. Khi cán bộ, nhân viên được bố trí công việc mới cần đào tạo, hướng dẫn thực hiện các quy định của HTQLCL. Cùng với đó, các đơn vị cần tiếp tục nâng cao ý thức, trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, tạo sự chuyển biến trong tác phong làm việc theo hướng chuyên nghiệp, tiến tới nền hành chính hiện đại, khoa học với phương châm công khai, minh bạch, văn minh, lịch sự.

Lê Phong