Nâng cao hiệu quả công tác chứng thực tại UBND cấp xã

Chứng thực các văn bản, giấy tờ, giao dịch của công dân do UBND cấp xã thực hiện có ý nghĩa quan trọng đối với quyền lợi của công dân cũng như đóng góp cho phát triển kinh tế - xã hội, đặc biệt là trong mối quan hệ với cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư pháp. Những năm qua, công tác chứng thực luôn được các cấp, các ngành trên địa bàn tỉnh quan tâm, chỉ đạo, trong đó hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã đã đi vào nền nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng nhu cầu chứng thực ngày càng tăng của công dân và các tổ chức.

Người dân đến chứng thực giấy tờ tại UBND xã Hoằng Hà (Hoằng Hóa).

Xã Hoằng Hà (Hoằng Hóa) là một trong những địa phương ít dân số với hơn 4.300 nhân khẩu, thế nhưng một ngày làm việc của công chức tư pháp – hộ tịch ở xã Hoằng Hà khá bận rộn bởi phải đảm nhận nhiều phần việc khác nhau. Ông Nguyễn Quốc Oai, công chức tư pháp – hộ tịch xã Hoằng Hà cho biết: Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16-2-2015 của Chính phủ “Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch” đã phân cấp về thẩm quyền chứng thực giữa cấp huyện, cấp xã, văn phòng công chứng; cũng như thay đổi nhiều thủ tục, giấy tờ hành chính theo hướng thuận lợi cho người dân. Theo đó, UBND cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở; di chúc... chủ tịch, phó chủ tịch UBND cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp xã. Áp dụng các quy định này đã giúp công tác chứng thực trên địa bàn xã được thực hiện một cách rõ ràng, đi vào nền nếp, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân hoàn tất thủ tục nhanh, gọn, hiệu quả. Trình tự, thủ tục chứng thực được thực hiện theo quy định, được ghi chép vào sổ; niêm yết công khai các thủ tục, văn bản liên quan đến hoạt động chứng thực như lịch làm việc, lệ phí chứng thực tại UBND cấp xã... Từ đầu năm đến nay, xã đã thực hiện chứng thực 592 hồ sơ, chủ yếu là chứng thực bản sao từ bản chính, người dân có nhu cầu đến giao dịch và được trả hồ sơ ngay trong buổi làm việc.

Theo tổng hợp của Sở Tư pháp, trong 6 tháng đầu năm 2019, các phòng tư pháp cấp huyện đã thực hiện chứng thực 3.018 bản, thu lệ phí gần 6,8 triệu đồng; UBND cấp xã đã chứng thực 976.782 bản sao, 39.762 chữ ký; 7.195 hợp đồng giao dịch; thu lệ phí gần 2,5 tỷ đồng. Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chứng thực nói chung, công tác chứng thực của UBND cấp xã nói riêng, Sở Tư pháp đã tham mưu, chỉ đạo tăng cường quản lý Nhà nước trong hoạt động chứng thực. Nhiều năm Sở Tư pháp đều tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên sâu về công tác chứng thực cho cán bộ tư pháp cấp huyện, xã, đặc biệt là hướng dẫn nghiệp vụ về chứng thực chữ ký, hợp đồng giao dịch; đồng thời hàng năm tổ chức từ 4-6 đoàn kiểm tra tại xã, phường, thị trấn. Riêng từ đầu năm đến nay, Sở Tư pháp đã thành lập 6 đoàn kiểm tra về công tác chứng thực, hộ tịch tại các xã thuộc 6 huyện: Mường Lát, Quan Sơn, Quan Hóa, Bá Thước, Quảng Xương, Tĩnh Gia. Tại các đợt kiểm tra, đoàn kiểm tra đã chú trọng kiểm tra công tác chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng giao dịch cũng như các hồ sơ lưu trữ để từ đó kịp thời phát hiện, xử lý hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý những trường hợp vi phạm trong công tác chứng thực, chấn chỉnh, khắc phục những sai sót, hạn chế, gây phiền hà cho người dân khi thực hiện công tác chứng thực. Qua công tác theo dõi, đánh giá những năm gần đây, công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh đã đi vào trật tự, số lượng sai sót giảm đáng kể; tình trạng lạm dụng bản sao chứng thực đã giảm rõ rệt.

Khó khăn hiện nay đối với công tác chứng thực tại UBND cấp xã đó là, khối lượng công việc ngày càng nhiều song về con người trên địa bàn tỉnh cơ bản mới chỉ có 1 công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện nhiệm vụ tại 1 đơn vị cấp xã, trong khi ngoài việc thực hiện nhiệm vụ tham mưu về công tác chứng thực công chức tư pháp - hộ tịch còn phải tham mưu công tác hộ tịch, hòa giải, tuyên truyền pháp luật....; vẫn còn tình trạng nhiều cơ quan tổ chức yêu cầu công dân khi nộp hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính phải nộp bản sao có chứng thực, trong khi pháp luật đã quy định nâng cao trách nhiệm đối chiếu bản sao với bản chính tránh lạm dụng việc sử dụng bản sao có chứng thực dẫn tới quá tải cho cán bộ làm công tác này. Một số huyện bố trí công chức tư pháp - hộ tịch chưa đúng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, vì vậy dẫn tới sai sót trong quá trình thực hiện.

Đồng chí Lê Ngọc Minh, Phó Giám đốc Sở Tư pháp cho biết: Để nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác chứng thực trong thời gian tới và các năm tiếp theo, Sở Tư pháp sẽ tăng cường tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch và chủ tịch, phó chủ tịch UBND cấp xã trên địa bàn toàn tỉnh nhằm thực hiện tốt quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về chứng thực. Đẩy mạnh kiểm tra việc thực hiện công tác chứng thực tại các đơn vị cấp xã trên địa bàn; tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật về chứng thực và các văn bản pháp luật có liên quan cho người dân và các cơ quan, tổ chức nhằm hạn chế tình trạng lạm dụng việc sử dụng bản sao có chứng thực. Đối với chính quyền cơ sở cần nâng cao vai trò, trách nhiệm trong việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ chứng thực, quan tâm, coi trọng công tác chứng thực, bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức có năng lực, trình độ phù hợp để thực hiện công tác chứng thực tại các địa phương... để nâng cao hơn nữa chất lượng, hiệu quả hoạt động của công tác này.

Bài và ảnh: Minh Hiền