Chuyển đổi số trong lĩnh vực hộ tịch vẫn còn nhiều khó khăn

Triển khai Quyết định số 2173/QĐ-BTP, ngày 11-12-2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”, Sở Tư pháp đã phối hợp các sở, ngành liên quan tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 185/KH-UBND ngày 29-8-2019 thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch (HT) trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa. Theo kế hoạch, lộ trình thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu HT từ các sổ HT giấy trên địa bàn tỉnh vào cơ sở dữ liệu HT điện tử toàn quốc được chia làm 4 giai đoạn, bắt đầu từ tháng 10-2019 cho đến năm 2025.

Công chức tư pháp - hộ tịch xã Quảng Lưu, huyện Quảng Xương hướng dẫn người dân hoàn thiện các thủ tục hộ tịch.

Thực hiện kế hoạch, các địa phương trên địa bàn tỉnh đã rà soát và thống kê sơ bộ dữ liệu HT cần số hóa tại UBND cấp huyện và cấp xã là 4.336.637 trường hợp đăng ký HT lưu tại 4.781.446 trang sổ HT gốc. Theo lộ trình thực hiện, đến năm 2022 phải hoàn thành việc số hóa dữ liệu HT đã được đăng ký trong giai đoạn từ năm 2006 đến năm 2019 với số lượng 2.668.950 trường hợp đăng ký HT tại 2.810.050 trang sổ HT gốc; đến tháng 1-2025 phải hoàn thành việc số hóa toàn bộ dữ liệu HT.

Tuy nhiên, qua tìm hiểu thực tế được biết, từ khi thực hiện đến nay, UBND cấp huyện, cấp xã mới chỉ tạo lập được các file dữ liệu HT và thực hiện nhập dữ liệu được trên 500.000 trường hợp đăng ký HT, còn việc scan/chụp các trang sổ HT gốc để cập nhật vào “Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý HT” thì các huyện, các xã chưa thực hiện được do còn một số khó khăn, vướng mắc.

Là một trong những công chức tư pháp - hộ tịch (TP-HT) cấp xã phải thực hiện việc số hóa sổ HT, chị Đỗ Thị Nhung, công chức TP-HT xã Ngọc Trạo (Thạch Thành), cho biết: Hiện nay, xã Ngọc Trạo chỉ được biên chế có 1 chức danh công chức TP-HT, trong khi đó khối lượng công việc được giao rất nhiều. Ngoài thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, công chức TP-HT xã còn phải tham mưu cho chủ tịch UBND xã giải quyết các vụ việc về hòa giải tranh chấp đất đai, khiếu nại - tố cáo; phối hợp với các ngành huyện như thanh tra, viện kiểm sát, chi cục thi hành án dân sự, tòa án… thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến địa bàn quản lý Nhà nước ở địa phương nên chiếm khá nhiều thời gian, dẫn đến việc quá tải và làm ảnh hưởng nhiều đến việc giải quyết các đầu công việc chuyên môn khác. Hiện việc số hóa dữ liệu HT từ các sổ hộ tịch giấy của những năm trước đây cũng chiếm rất nhiều thời gian, trong khi máy tính làm việc cũ, tốc độ xử lý chậm, máy scanner không có... nên chưa triển khai thực hiện được.

“Khó khăn của công chức TP-HT xã Ngọc Trạo cũng là khó khăn chung của công chức TP-HT của 25 xã, thị trấn trên địa bàn huyện Thạch Thành. Cũng chính từ khó khăn trên mà hiện nay trên địa bàn huyện chưa có đơn vị nào thực hiện được việc số hóa sổ HT từ năm 2016 đến năm 2019. Còn từ năm 2020 đến nay trên địa bàn huyện đã dùng phần mềm đăng ký và quản lý HT điện tử của Bộ Tư pháp nên tất cả các xã, thị trấn đã thực hiện việc đăng ký các dữ liệu HT điện tử”, ông Nguyễn Văn Hưởng, Trưởng Phòng Tư pháp huyện Thạch Thành nói.

Trao đổi với ông Lê Ngọc Minh, Phó Giám đốc Sở Tư pháp về những khó khăn trong việc thực hiện số hóa sổ HT giấy ở cơ sở, ông Minh cho biết thêm: Theo Kế hoạch số 185/KH-UBND, ngày 29-8-2019 của Chủ tịch UBND tỉnh và hướng dẫn của Bộ Tư pháp về việc số hóa, cập nhật dữ liệu HT thì việc số hóa dữ liệu HT được thực hiện theo nguyên tắc cấp nào tạo lập (đăng ký) sự kiện HT thì cấp đó thực hiện số hóa. Trong khi đó, việc đăng ký HT chủ yếu do cấp xã thực hiện.

Việc giao cho UBND cấp xã thực hiện số hóa dữ liệu HT có nhiều khó khăn: về nhân lực, các địa phương đều giao cho công chức TP-HT thực hiện số hóa. Trong khi đó, công chức TP-HT phải đảm nhận khối lượng công việc lớn từ 12 đến 16 đầu việc (đăng ký và quản lý HT (khai sinh, khai tử, kết hôn, nuôi con nuôi, thay đổi, cải chính HT), tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, rà soát văn bản pháp luật, tuyên truyền pháp luật, hòa giải ở cơ sở, chuẩn tiếp cận pháp luật…). Để giải quyết kịp thời khối lượng lớn công việc được giao, công chức TP-HT không chỉ làm việc trong giờ hành chính mà còn phải tranh thủ làm ngoài giờ, thứ bảy, chủ nhật, không thể dành thời gian phù hợp để thực hiện số hóa dữ liệu HT.

Về trình độ, công chức TP-HT thực hiện việc số hóa hiện nay chủ yếu làm công tác chuyên môn tư pháp, trình độ, năng lực, kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện số hóa còn hạn chế, mà quá trình số hóa phải thực hiện nhiều thao tác (thu thập, phân loại, tạo trang sổ, tạo file, cập nhật file, nén file, cập nhật số liệu qua hệ thống, xử lý các thông tin HT đăng ký sai, bị nhòe, mờ…), đòi hỏi người thực hiện phải có kinh nghiệm số hóa và trình độ nhất định về công nghệ thông tin mới đáp ứng được. Về cơ sở vật chất, đa số máy tính sử dụng để thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu đã cũ, cấu hình thấp nên việc thực hiện chậm; các đơn vị không có máy scanner trang bị riêng cho việc số hóa, trong khi sổ HT dày (có loại 100 đến 200 trang), có loại khổ A3 nên việc scanner trang sổ HT để cập nhật vào “Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý HT” không thực hiện được. Về kinh phí, UBND cấp huyện, cấp xã không bố trí được kinh phí cho việc số hóa dữ liệu HT theo quy định.

Theo ông Lê Ngọc Minh, nguyên nhân chủ quan lẫn khách quan dẫn đến những khó khăn trên là do tỉnh ta có địa bàn rộng, dân cư đông; khối lượng công việc tư pháp nói chung cũng như công việc HT ngày càng nhiều, các sự kiện HT phức tạp phát sinh, trong đó có những tình huống pháp luật HT chưa quy định; thời gian giải quyết các việc HT yêu cầu phải rút ngắn để đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, trong điều kiện biên chế công chức có hạn; nhiều khu vực miền núi và vùng biên giới có địa bàn phức tạp, trình độ dân trí không đồng đều; điều kiện kinh tế - xã hội của địa phương, nhất là các huyện, xã miền núi còn khó khăn nên ảnh hưởng đến việc bố trí kinh phí để thực hiện số hóa sổ HT. Tại một số địa phương, công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về HT chưa được thực hiện thường xuyên bằng nhiều hình thức đa dạng, phù hợp với đối tượng, địa bàn. Vẫn còn có công chức TP-HT chưa thực sự quan tâm chủ động nghiên cứu, tìm hiểu, vận dụng các quy định pháp luật trong quá trình thực thi nhiệm vụ đăng ký, quản lý HT... điều này đã ảnh hưởng tới việc đăng ký và quản lý HT trên địa bàn, nhất là trong đăng ký HT trực tuyến, xây dựng cơ sở dữ liệu HT điện tử.

“Sở Tư pháp đang tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh giao cho Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính, UBND các huyện, thị xã, thành phố thực hiện số hóa toàn bộ dữ liệu HT lưu tại 559 xã, phường, thị trấn và 27 huyện, thị xã, thành phố theo lộ trình phù hợp. Trước mắt, năm 2022 lựa chọn triển khai thực hiện và hoàn thành số hóa dữ liệu HT tại 3 huyện. Sau đó, sẽ tiến hành đánh giá tình hình, kết quả thực hiện, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, chỉ đạo tiếp tục thực hiện số hóa dữ liệu HT tại các huyện, xã còn lại đảm bảo kịp thời, hiệu quả. Đồng thời, đề nghị Bộ Tư pháp quan tâm nâng cấp hệ thống phần mềm đăng ký và quản lý HT để giảm bớt tình trạng quá tải, chậm cấp số định danh cá nhân; có văn bản đề nghị UBND các tỉnh bố trí kinh phí, nguồn lực và căn cứ điều kiện, tình hình thực tiễn có thể giao Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan, UBND cấp huyện thực hiện số hóa sổ HT trên địa bàn toàn tỉnh”, ông Lê Ngọc Minh nhấn mạnh.

Tô Dung