Lợi ích “kép” từ ứng dụng công nghệ trong quản trị nhân lực

Chuyển đổi số (CĐS) đang trở thành xu hướng tất yếu trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp (DN), đặc biệt là trong quản trị nhân sự. Tại Thanh Hóa, nhiều DN đã mạnh dạn ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý nhân sự, qua đó không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu quả công tác quản trị, giúp tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và minh bạch hơn.

Các phần mềm công nghệ giúp nhiều doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất lao động và giảm thiểu sai sót trong quản lý nhân sự.

Một trong những DN đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ trong quản lý nhân sự tại Thanh Hóa là Công ty CP Momkid Việt Nam - đơn vị chuyên cung cấp các sản phẩm dành cho mẹ và bé với chuỗi cửa hàng JimTồ tại TP Thanh Hóa. Việc đầu tư vào công nghệ đã không chỉ giúp công ty này cải thiện hiệu suất công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên.

Trước khi triển khai công nghệ, quy trình quản lý nhân sự tại Momkid Việt Nam chủ yếu thực hiện thủ công. Mỗi sáng, nhân viên tại các cửa hàng JimTồ phải điểm danh bằng sổ tay hoặc thông qua người quản lý, và vào cuối tháng, bộ phận kế toán phải tổng hợp dữ liệu từ các cửa hàng để tính lương. Quy trình này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót, làm giảm tính minh bạch trong việc chấm công. Nhận thấy những hạn chế trên, từ giữa năm 2022, Momkid Việt Nam đã quyết định đầu tư vào hệ thống chấm công nhận diện khuôn mặt (Face ID) và phần mềm quản lý nhân sự tích hợp trên nền tảng số. Mỗi nhân viên được cấp tài khoản cá nhân để có thể chấm công qua mã QR hoặc nhận diện khuôn mặt tại cửa hàng. Toàn bộ dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực và đồng bộ về hệ thống của công ty, giúp bộ phận nhân sự dễ dàng theo dõi và quản lý. Hệ thống chấm công tự động đã giúp giảm đáng kể thời gian xử lý công việc cho bộ phận nhân sự. Quan trọng hơn, nhân viên có thể tự theo dõi số ngày công của mình ngay trên ứng dụng điện thoại mà không cần chờ đợi đến cuối tháng. Việc này không chỉ giảm thiểu sai sót trong chấm công mà còn giúp tăng cường sự minh bạch, tạo sự an tâm cho người lao động.

Chị Nguyễn Thanh Ngọc, nhân viên tại cửa hàng JimTồ, chi nhánh Lê Lai, phường Đông Sơn (TP Thanh Hóa), chia sẻ: “Trước đây, mỗi khi đến kỳ lương, tôi phải kiểm tra, đối chiếu số ngày công. Nếu có sai sót, tôi phải liên hệ lại với quản lý. Nhưng hiện tại chỉ cần mở ứng dụng, tôi có thể biết ngay số ngày công của mình. Điều này giúp tôi cảm thấy an tâm hơn vì mọi thứ đều minh bạch và chính xác”.

Không chỉ giúp người lao động chủ động hơn trong công việc, hệ thống chấm công tự động cũng mang lại lợi ích lớn cho chủ DN. Nhờ ứng dụng công nghệ số, ban lãnh đạo Momkid Việt Nam có thể theo dõi tình hình nhân sự từ xa mà không cần phải đến trực tiếp từng cửa hàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian quản lý và nâng cao khả năng giám sát hiệu quả công việc của nhân viên.

Không chỉ Momkid Việt Nam, nhiều DN khác tại Thanh Hóa cũng đang tích cực ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân sự. Công ty May xuất khẩu Trường Thắng (Nông Cống) đã triển khai hệ thống ERP, giúp tự động theo dõi lịch làm việc, đánh giá năng suất và tính lương. Công ty CP Mía đường Lam Sơn (Thọ Xuân) cũng đầu tư phần mềm HRM để giám sát nhân sự từ xa và tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, đào tạo. Chị Nguyễn Thị Quý, Phó Giám đốc Công ty CP Đại lý thuế Vision (TP Thanh Hóa), cho biết: "Trước đây, chúng tôi phải tổng hợp dữ liệu thủ công, dễ xảy ra sai sót trong tính lương và chấm công. Nay với phần mềm HRM, tất cả thông tin về nhân sự, lương thưởng, hợp đồng đều được cập nhật tự động, giúp tối ưu quy trình, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý”.

Hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm hỗ trợ chấm công và quản lý nhân sự như On People, Face ID, hay các phần mềm tính giờ để quản lý sản lượng sản phẩm. Những công cụ này giúp các doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả thời gian làm việc, đảm bảo tính minh bạch trong tính lương và chấm công. Với những lợi ích thiết thực mà công nghệ mang lại, ngày càng có nhiều DN mạnh dạn đầu tư vào CĐS trong quản trị nhân sự. Theo thống kê, hiện có khoảng 30 - 35% số DN trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa đã ứng dụng các phần mềm công nghệ vào quản lý nhân sự. Các hệ thống này không chỉ giúp DN tăng tính chính xác trong quản lý lao động, mà còn tự động hóa các quy trình quản lý, cập nhật thông tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.

Dù mang lại nhiều lợi ích, việc ứng dụng công nghệ vào quản trị nhân sự cũng đặt ra một số thách thức. Thực tế cho thấy, trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa hiện có hơn 21.000 DN, trong đó phần lớn là DN nhỏ và vừa. Khả năng ứng dụng công nghệ số trong quản lý nhân sự vẫn còn hạn chế do nhiều yếu tố như chi phí đầu tư ban đầu, sự e ngại trong việc thay đổi quy trình làm việc truyền thống hay thiếu nhân sự có khả năng vận hành các hệ thống số. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của các giải pháp công nghệ, các DN có thể lựa chọn những phần mềm phù hợp với quy mô và nhu cầu của mình. Việc áp dụng công nghệ vào quản trị nhân sự đã giúp nhiều DN tại Thanh Hóa tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả quản lý và tạo môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp hơn.

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, trong tương lai, việc quản trị nhân sự sẽ ngày càng được tự động hóa, góp phần giúp các DN tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Việc CĐS trong quản trị nhân lực không chỉ là xu hướng mà còn là chìa khóa giúp DN phát triển bền vững trong thời đại số.

Bài và ảnh: Chi Phạm