Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia ISO 9001 để nâng cao hiệu quả cải cách hành chính

Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 vào các cơ quan hành chính Nhà nước là một trong những giải pháp quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả cải cách hành chính (CCHC), đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính (TTHC). Do đó, thời gian qua UBND tỉnh đã chỉ đạo Sở Khoa học và Công nghệ hướng dẫn triển khai xây dựng, áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001 cho các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh.

Sở Khoa học và Công nghệ tổ chức hội nghị triển khai kế hoạch áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2015 vào hoạt động của các UBND xã, phường, thị trấn năm 2019. Ảnh: Q.K (Sở Khoa học và Công nghệ)

Tính đến nay toàn tỉnh đã có 203 cơ quan hành chính Nhà nước đã áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001: 2008 ở cả 3 cấp (tỉnh, huyện, xã). Hiện tỉnh đang tập trung chỉ đạo các đơn vị, địa phương đẩy mạnh áp dụng HTQLCL này nhất là ở cấp xã; đồng thời chuyển đổi HTQLCL từ TCVN ISO 9001: 2008 sang TCVN ISO 9001: 2015, thời gian thực hiện từ năm 2019 đến năm 2022.

Việc áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001: 2008 (và nay là TCVN 9001: 2015) tại các cơ quan, đơn vị đã đem lại những hiệu quả khả quan, giúp cán bộ, công chức triển khai công việc và quản lý hồ sơ công việc một cách khoa học, rút ngắn thời gian xử lý các văn bản, giải quyết các TTHC nhanh chóng, đúng thời gian. Từng bước cải tiến phương thức làm việc, giảm tác động tiêu cực khi giải quyết các TTHC cho các tổ chức, công dân. Bên cạnh đó, việc xây dựng và thực hiện các quy trình tác nghiệp giúp cho thủ trưởng cơ quan và cán bộ nắm vững hơn nội dung, yêu cầu và cách thức xem xét, xử lý công việc theo quá trình, xác định ranh giới trách nhiệm trong nội bộ cơ quan và giữa cơ quan với đơn vị bên ngoài, đảm bảo thực thi công vụ và xử lý công việc theo đúng quy định của pháp luật. Qua đó, giúp đơn vị rà soát, đánh giá và xác định rõ hơn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ.

Việc áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001 còn là phương pháp để giám sát trên thực tế việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước. HTQLCL là một trong những công cụ hỗ trợ đáng kể cho các bộ phận và trách nhiệm cụ thể của từng cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan. Việc công khai, minh bạch, cụ thể hóa quy trình, thủ tục giải quyết công việc theo yêu cầu của tổ chức và công dân. Hồ sơ công việc của các đơn vị được tổ chức thu thập, sắp xếp và lưu trữ khoa học. Hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công được nâng cao rõ rệt, từng bước tạo được lòng tin và sự hài lòng của người dân khi tới làm việc tại các đơn vị hành chính.

Tuy nhiên, qua theo dõi của Sở Khoa học và Công nghệ cho thấy thực tế việc áp dụng Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 vào các cơ quan hành chính thời gian qua cũng bộc lộ một số điểm hạn chế như: Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ở các cơ quan, đơn vị còn chưa được phát triển đồng bộ, đủ tiềm năng để áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL ISO trên diện rộng; nhiều đơn vị hành chính cấp xã chưa được cấp quyền sử dụng hệ thống quản lý văn bản trên môi trường mạng hoặc chưa áp dụng các phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu khác nên làm chậm tiến độ và hiệu quả của công tác cải cách TTHC. Các cơ quan áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO mới chỉ tập trung ở những khu vực trung tâm của các đơn vị hành chính, các xã, thị trấn đạt nông thôn mới. Việc thực hiện ở nhiều địa phương cả cấp huyện và cấp xã còn nhiều nơi mang tính hình thức, chưa thực sự sâu rộng và khai thác hết hiệu quả của HTQLCL.

Quyết định triển khai một HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO, cho dù vì lý do nào, cũng bắt đầu từ lãnh đạo của cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, để có một HTQLCL được triển khai thành công, các cơ quan, đơn vị cần có sự tham gia đầy đủ của toàn đơn vị bao gồm: Lãnh đạo cấp cao, cán bộ quản lý, thành viên Ban ISO và nhân viên. Thực tế, mỗi cơ quan, đơn vị cũng chỉ thường triển khai chương trình áp dụng ISO một đến vài lần (với trường hợp áp dụng nhiều hệ thống), sự thiếu kinh nghiệm trong triển khai áp dụng cùng với một số lý do khác khiến cho các tổ chức thường gặp nhiều khó khăn trong huy động sự tham gia và ủng hộ của các bên liên quan.

Theo ông Hoàng Quốc Khánh, Chi cục Phó Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng Sở Khoa học và Công nghệ cho biết: Để khắc phục được những khó khăn, bất cập, hạn chế hiện nay, trước hết cần phải tăng cường công tác tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của lãnh đạo, đặc biệt là người đứng đầu cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức trong tuân thủ các quy trình ISO. Hai là, đầu tư nguồn lực nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng, duy trì HTQLCL tại cơ quan, đơn vị gắn với phát triển cơ sở hạ tầng thông tin, triển khai đồng bộ hệ thống quản lý văn bản ở các cấp quản lý hành chính nhằm cải thiện tiến độ và hiệu quả thực hiện TTHC đồng bộ, liên cấp; hỗ trợ việc áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL ISO trên diện rộng. Ba là, tiếp tục duy trì và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác đánh giá nội bộ nhằm kiểm soát tốt hơn nữa việc thực hiện các quy trình ISO của các đơn vị chuyên môn trực thuộc; đẩy mạnh công tác kiểm tra, giám sát tiến trình xây dựng và áp dụng HTQLCL; thường xuyên rà soát các văn bản pháp luật liên quan, soát xét khả năng phù hợp với thực tiễn và đề xuất cơ quan thẩm quyền các giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật liên quan tạo hành lang pháp lý phục vụ công tác ISO góp phần nâng cao hiệu quả công tác CCHC ở địa phương. Bốn là, đẩy mạnh hoạt động đào tạo, tập huấn, nhất là tự đào tạo, trao đổi học tập kinh nghiệm, chuyên môn nghiệp vụ về HTQLCL với các cơ quan, đơn vị có liên quan, nhất là các cơ quan có hệ thống quản lý chất lượng được đánh giá có hiệu lực, hiệu quả.

Đức Minh