Xây dựng “Văn phòng 5 sao” trong Tổ chức Tài chính vi mô Thanh Hóa

Văn phòng 5 sao” quy định rõ quy cách văn phòng tiêu chuẩn, cách thức triển khai, duy trì và đánh giá phong cách 5 sao của văn phòng tại Tổ chức Tài chính vi mô (TCVM) Thanh Hóa.

“Văn phòng 5 sao” tại Tổ chức Tài chính vi mô Thanh Hóa hướng tới sự hài lòng của khách hàng.

Văn phòng của các đơn vị thuộc TCVM Thanh Hóa phải được bài trí theo tiêu chuẩn quy định chung của TCVM Thanh Hóa, gồm: Bên trong văn phòng có không gian trống, thoáng đãng, phù hợp với số lượng cán bộ, nhân viên và khách hàng thường xuyên đến giao dịch; đảm bảo đáp ứng yêu cầu về ánh sáng, không khí và phương tiện làm việc; khuyến khích đặt thêm cây xanh ở những vị trí hợp lý. Màu sắc bài trí trong văn phòng, màu sơn tường, các dụng cụ trong phòng được sử dụng bằng các gam màu chủ đạo của logo TCVM Thanh Hóa, đó là: Xanh lá cây, tím, xanh da trời. Tường được sơn hoặc quét ve bên trong và bên ngoài màu xanh nhạt, giữ mới, sạch sẽ, không có nhiều lỗ thủng do đóng đinh, không vàng ố bong tróc, không mạng nhện. Đảm bảo bàn ghế, nền nhà không có bụi bặm, đất cát, rác; thùng rác để ở vị trí khuất, không để rác quá đầy.

Đối với quy cách khu vực giao dịch, bên ngoài phòng giao dịch phải treo biển ghi tên chi nhánh/phòng giao dịch, cỡ chữ to, rõ, dễ đọc. Có đủ chỗ ngồi cho khách hàng chờ giao dịch; ghế chưa ngồi được xếp ngay ngắn, sát vào bàn hoặc tường. Logo, slogan, tên đơn vị phải rõ ràng, đặt ở vị trí trung tâm sao cho khách hàng có thể dễ dàng nhận biết. Bàn/quầy giao dịch được bố trí hợp lý, thuận tiện cho khách hàng. Bàn, ghế dùng để giao dịch đồng bộ: Cùng kiểu, cùng màu, cùng kích thước. Trên mỗi quầy giao dịch (nếu có) đặt một chậu cây cảnh nhỏ. Thông tin về sản phẩm, dịch vụ, tờ rơi và các ấn phẩm đặt ở vị trí bắt mắt, sắp xếp ngăn nắp trên bàn/quầy giao dịch. Các thông tin được yêu cầu niêm yết công khai, bắt buộc phải treo trên tường hoặc đặt ở bàn/quầy giao dịch theo thứ tự hợp lý, gọn gàng và để khách hàng dễ tiếp cận. Cán bộ sắp xếp xe gọn gàng tại khu vực để xe, quy định vị trí trống cho khách hàng dễ đậu đỗ.

Đối với quy cách khu làm việc nội bộ, các ấn phẩm mang tính nội bộ như: Giấy khen, huy chương, ảnh tập thể có thể treo ở vị trí hợp lý gần nơi cán bộ ngồi làm việc. Tủ đựng tài liệu, văn phòng phẩm được sắp xếp khoa học, gọn gàng, giấy tờ, vật dụng bên trong được phân loại theo chủ đề, không để lẫn lộn. Bên ngoài các ngăn tủ có dán nhãn đúng với tên giấy tờ, vật dụng bên trong. Mẫu dán nhãn phải đồng dạng về màu sắc, hình dạng. Cặp file đựng tài liệu có dán nhãn trên gáy, được dựng ngay ngắn cùng chiều, gáy quay ra ngoài. Lập danh mục quản lý hồ sơ, tài liệu, trong đó ghi rõ thông tin về số lượng, vị trí, thời hạn lưu trữ các loại hồ sơ, tài liệu. Lập danh mục quản lý tài sản, ghi rõ tên, loại, ngày mua, thời gian bảo hành, cán bộ phụ trách sử dụng. Các loại máy móc (máy in, máy tính...) hoạt động tốt, không bám bụi, đặt ở vị trí tiện lợi để sử dụng. Không để giấy tờ hoặc vật dụng không cần thiết lên trên máy...

Đối với quy cách bàn làm việc tiêu chuẩn của mỗi cá nhân tại TCVM Thanh Hóa, mặt bàn làm việc sạch sẽ, không có vết bẩn, không dán hình lên, không để đồ ăn vặt, rác. Các ngăn tủ, ngăn kéo của bàn làm việc được đóng lại khi không sử dụng. Dây điện, dây mạng, dây máy móc thiết bị bố trí tối giản, không có dây thừa, không có dây hở điện, toàn bộ dây điện được bó gọn bằng dây thít nhựa chuyên dụng. Nếu đặt cây cảnh trên bàn, cây nhỏ không vướng tầm nhìn, cây cắt tỉa gọn, không để lá úa...

Để triển khai, duy trì văn phòng tiêu chuẩn trong hệ thống TCVM Thanh Hóa, lãnh đạo các đơn vị đã chỉ đạo rà soát thống kê tất cả các công vụ, vật dụng, hồ sơ tài liệu trong đơn vị. Loại bỏ những vật dụng không cần thiết, xác định những thứ cần tiêu hủy, thanh lý theo quy chế của TCVM Thanh Hóa. Đặt mọi vật dụng vào đúng chỗ sao cho gọn gàng, khoa học và thuận tiện khi sử dụng. Lập danh mục các vật dụng, hồ sơ, người quản lý và nơi lưu trữ. Phân công cán bộ trực nhật hàng ngày đảm bảo giữ gìn vệ sinh toàn bộ các khu vực, vật dụng, hồ sơ, tài liệu,... tại đơn vị. Tổ chức các đợt tổng dọn vệ sinh định kỳ hàng quý để nâng cao ý thức và chất lượng trong việc giữ gìn môi trường làm việc sạch đẹp, đúng tiêu chuẩn. Theo dõi việc thực hiện đúng đủ các tiêu chuẩn về bàn làm việc của các cá nhân trong đơn vị; nhắc nhở kịp thời các trường hợp chưa đạt. Đề xuất tuyên dương, khen thưởng các cá nhân thực hiện tốt trong đơn vị.

Toàn thể nhân viên TCVM Thanh Hóa đều có quyền lợi và trách nhiệm trong việc xây dựng văn phòng xanh, sạch, đúng tiêu chuẩn. Các cán bộ Tổ chức TCVM Thanh Hóa áp dụng và duy trì các tiêu chuẩn của văn phòng tại khu vực cá nhân và các khu vực chung theo phân công của lãnh đạo đơn vị. Báo cáo cho lãnh đạo đơn vị những điểm chưa đạt tiêu chuẩn tại văn phòng mình. Phối hợp hỗ trợ đồng nghiệp cùng hoàn thành tốt, đề xuất các sáng kiến cải tiến để văn phòng tốt hơn.

Xây dựng “Văn phòng 5 sao” là một trong những mục tiêu trọng tâm của ban lãnh đạo Tổ chức TCVM Thanh Hóa, nhằm xây dựng tổ chức trở thành cơ quan văn hóa của tỉnh, doanh nghiệp điển hình trong ngành TCVM Việt Nam, nâng cao trách nhiệm chuyên nghiệp trong hoạt động, chuẩn hóa môi trường làm việc; đồng thời tạo không gian làm việc thuận tiện, sạch sẽ và cải thiện chất lượng dịch vụ, sự hài lòng của khách hàng. Từ chương trình này, TCVM Thanh Hóa cũng sẽ đưa việc kiểm tra quy cách văn phòng tiêu chuẩn vào chương trình kiểm tra, đánh giá định kỳ, để bình xét tiêu chí thi đua hàng năm của đơn vị.

Bài và ảnh: Nguyễn Ngọc